Véhicules

L’écran Véhicules tient le registre du parc. Chaque plaque ouvre une fiche : ce que le véhicule rapporte, ce qu’il coûte, ses papiers, son entretien et les chauffeurs qui l’ont conduit.

Lire la liste

Dans la barre latérale, ouvrez Véhicules. Les onglets filtrent la liste : Tous, En service, Sans chauffeur et À l’arrêt (au garage ou immobilisés). La recherche trouve un véhicule par sa plaque, son modèle, son chauffeur, son propriétaire, sa boîte ou son énergie (tapez « automatique » ou « diesel »).

Pour chaque véhicule :

• Statut : son état du moment (voir plus bas).
• Chauffeur : qui le conduit, ou Non affecté.
• Résultat 30 j : ce qu’il a rapporté sur les 30 derniers jours, charges déduites.
• Prochaine échéance : le prochain papier qui expire. En orange à moins de 30 jours, en rouge une fois expiré.

Pour exporter, cochez des lignes puis cliquez Exporter en bas de l’écran : le fichier CSV reprend la plaque, le modèle, l’année, la boîte, l’énergie, le statut, le chauffeur, le propriétaire, la recette, les charges, le net et le kilométrage.

Le bouton Contrats (ou Affectations sans le module Location) ouvre la vue d’ensemble des contrats. Voir Contrats et affectations.

Les statuts d’un véhicule

• Disponible : au parc, sans chauffeur.
• En service : confié à un chauffeur. Il passe en service tout seul à la signature d’un contrat ou à l’affectation.
• Au garage et Immobilisé : il ne rapporte pas ; il remonte en alerte dans Aujourd’hui.
• Sorti du parc : il ne compte plus parmi les véhicules du parc.

Quand un contrat est clôturé, le véhicule repasse Disponible.

Ajouter un véhicule

1. Cliquez Ajouter.
2. Renseignez la Plaque, la Marque et le Modèle. Ces trois champs sont obligatoires.
3. Complétez si vous le voulez : l’Année, la Boîte, l’Énergie et le Compteur (km). Avec le module Propriétaires, choisissez aussi le Propriétaire. Voir Propriétaires.
4. Cliquez Ajouter.

La Boîte se choisit entre Manuelle, Automatique et Automatique CVT. Une CVT est une automatique sans vitesses, courante sur les Nissan et les Toyota récentes, qui prend une huile à elle. Dans le doute, choisissez Automatique. L’Énergie se choisit entre Essence, Diesel, Hybride et Électrique.

Deux véhicules ne peuvent pas porter la même plaque dans un parc. La plaque identifie le véhicule partout ailleurs : versements, charges, alertes.

Le reste se complète plus tard, dans l’onglet Détails de la fiche.

Compléter et modifier les détails

Sur la fiche, ouvrez l’onglet Détails, ou cliquez Modifier en haut de la fiche. Quatre cartes se modifient chacune de leur côté : Modifier sur une carte n’ouvre que ses champs.

• Identité : la Plaque, la Marque, le Modèle, l’Année, la Couleur et le Numéro de série.
• Fiche technique : la Boîte, l’Énergie, la Motorisation (par exemple « 1.8 VVT-i »), les Pneus tels qu’ils sont écrits sur le flanc (« 195/65 R15 »), le Réservoir (litres) et le nombre de Places.
• Acquisition : le Propriétaire (avec le module Propriétaires), Acquis le, le Prix d’achat et le Compteur à l’achat (km).
• Notes : ce qu’il faut savoir sur le véhicule, un défaut connu ou une réparation à prévoir.

Une carte ne montre que ce qui est renseigné. Ce qui manque s’affiche sur une ligne À compléter, qui ouvre la carte d’un clic.

Le statut ne se modifie pas à la main : il suit les contrats et le garage (voir plus haut). Le kilométrage non plus : il se met à jour aux pleins et aux remises, et il ne peut pas reculer.

Confier le véhicule à un chauffeur

Sur une ligne sans chauffeur, le menu ⋯ propose Affecter un chauffeur. Sur la fiche, cliquez le badge Affecter un chauffeur à côté de la plaque. L’état des lieux de remise se fait dans le même formulaire. Voir Contrats et affectations.

Lire la fiche d’un véhicule

En haut de la fiche : la plaque, le statut, le chauffeur, la marque, le modèle, l’année, la couleur, la boîte et, avec le module Propriétaires, le propriétaire et sa formule de reversement.

Une bande de chiffres résume :

• Recette 30 j et Charges 30 j ;
• Net 30 j, avec le net sur 90 jours en dessous ;
• Coût au kilomètre, calculé d’après les relevés de compteur saisis aux pleins ;
• Kilométrage, avec la date du dernier relevé.

La recette compte les versements et recettes rattachés au véhicule ; les charges comptent les dépenses saisies à son nom.

Ses équipements

Avec le module Location aux clients, l’onglet Détails porte la carte Équipements : ce qu’un client peut demander (vitres teintées, toit ouvrant, sièges cuir, climatisation…). Modifier ouvre la liste rangée par groupe (Extérieur, Intérieur, Confort, Capacité, Conduite). Un équipement qui n’y est pas se tape dans Autre équipement : il entre dans la liste du parc. La couleur, les places et la boîte restent dans les détails du véhicule.

Dans la liste des véhicules, les colonnes Couleur, Places et Équipements se filtrent : par exemple Équipements contient « toit ouvrant ».

Ses prix de location

Avec les modules Location aux clients et Propriétaires, l’onglet Gérance porte la carte Prix de location :

• Tarif public : celui de sa catégorie (Prix de la catégorie) ou le sien (Prix propre), quand le propriétaire veut sa voiture à un certain prix. Changer (réservé au Gérant) ouvre le choix : Prix de la catégorie ou Prix propre, le prix par jour et le Barème (De la catégorie, appliqué en % au prix propre, ou Propre), puis À partir du. Le tableau vérifie chaque palier contre le coût de la voiture.
• Prix partenaire : le prix convenu avec le propriétaire, et le Prix minimum. Modifier les règle, avec les voitures comparables en repère.
• En lecture : la Provision pour aléas, le Tarif net (prix partenaire plus provision, le coût d’un jour) et le Plancher (tarif net plus commission d’apport minimale). Ces deux réglages sont dans Réglages de la location.

Saisir une charge

1. Sur la fiche, cliquez Saisir une charge.
2. Choisissez le Poste : Carburant, Lavage, Entretien, Pièces, Amende, Assurance, Salaire ou Divers.
3. Indiquez le Montant, la Date et le Moyen (Espèces, MTN MoMo, Moov Money ou Virement).
4. Pour un plein, renseignez le Compteur au plein (km) : ce relevé met à jour le kilométrage et alimente le coût au kilomètre.
5. Ajoutez une Note si besoin, puis cliquez Enregistrer.

L’onglet Caisse de la fiche montre le journal du véhicule sur la période choisie et ses charges par poste.

Lire où va son argent

Dans l’onglet Caisse, la carte Où va l’argent reprend la période choisie au-dessus du journal :

• Encaissé : ce que le véhicule a rapporté ;
• une ligne par part, avec en gris ce qui la fait : la part du propriétaire d’après son contrat de gérance, l’Entretien d’après le plan d’entretien chiffré, Assurance et papiers d’après le prix de ses pièces, le Prêt qui l’a payé, et les Autres charges (carburant, lavage, amendes…) ;
• Au parc : ce qui reste, le revenu du parc pour ce véhicule.

En bas, À garder aujourd’hui dit ce que l’entretien, l’assurance et le prêt ont déjà « mangé » depuis leur dernier paiement : l’argent qui devrait être de côté. Survolez-le pour le détail. Des lignes orange disent ce qui manque pour un calcul complet : un coût de travail à renseigner (le lien ouvre le plan), un dernier passage inconnu, le prix d’une pièce.

Rien ne se règle sur cette carte : pour changer une part, changez sa source (le plan d’entretien, le contrat de gérance, la pièce, le prêt). Toute la flotte se lit dans Caisse › Répartition, voir Caisse.

Déclarer un prêt

Un véhicule acheté à crédit a des échéances à rembourser à celui qui a prêté (banque, microfinance, particulier).

1. Dans l’onglet Caisse, cliquez Déclarer un prêt.
2. Renseignez Prêté par, l’Échéance (le montant), le Rythme (Par mois ou Par semaine), la Première échéance et le Nombre d’échéances. Le Montant emprunté et la Note sont facultatifs.
3. Cliquez Déclarer le prêt.

La carte Prêt dit combien d’échéances sont réglées, ce qui reste dû, la prochaine échéance et la dernière, et le retard en rouge. Régler une échéance enregistre une dépense Remboursement de prêt sur le véhicule ; le montant proposé est l’échéance, ou le retard s’il y en a un. Le menu ⋯ de la carte propose Modifier et Dire soldé.

Astuce

Sans boîtier GPS, le relevé saisi à chaque plein est la seule façon de garder un kilométrage à jour.

Tenir le carnet d’entretien

L’onglet Entretien porte les Échéances du plan d’entretien, le Carnet d’entretien et les Papiers.

1. Dans le Carnet d’entretien, cliquez Saisir un passage (ou, depuis le menu ⋯ de la fiche, Envoyer au garage puis Sortir du garage).
2. Cochez les Travaux faits : cocher un travail relance son échéance. Un passage décrit seulement dans Détail (« Vidange ») relance aussi le plan quand le travail y est nommé clairement.
3. Le Coût total se remplit avec le prix des travaux cochés d’après le plan ; corrigez-le si la facture dit autre chose. Choisissez Payé en, le Garage et, pour une voiture en gérance, À la charge de.
4. Joignez la Facture si vous l’avez, puis enregistrez. Le coût part dans la caisse du véhicule dans le même geste.

Une échéance proche ou en retard remonte dans Aujourd’hui et dans Véhicules › Entretien.

Tenir les papiers

Dans l’onglet Entretien, carte Papiers, cliquez Ajouter. Les pièces d’un véhicule sont la Carte grise, l’Assurance, la Visite technique, la Vignette et le Droit de taxi. Renseignez le numéro, les dates et joignez un scan ou une photo. Pour une assurance, une visite technique ou une vignette, indiquez le Prix payé : c’est ce qui sert à mettre de côté pour la suivante. Sans prix, l’assurance reprend le montant de la dernière dépense Assurance du véhicule.

Une nouvelle pièce du même type remplace l’ancienne. Une pièce qui expire dans les 30 jours remonte en alerte dans Aujourd’hui. Une pièce sans date d’expiration affiche Sans échéance et ne remonte jamais.

Ajouter des photos

L’onglet Photos garde l’état du véhicule : dégâts, relevés de compteur, vues de la remise et de la restitution. Cliquez Ajouter des photos et choisissez un ou plusieurs fichiers JPEG, PNG ou WebP, de 8 Mo au plus chacun. Survolez une photo pour l’agrandir ou la supprimer.

Retrouver les chauffeurs successifs

L’onglet Chauffeurs liste tous ceux qui ont conduit le véhicule, avec les dates, les kilomètres parcourus et la mention En cours ou Terminé.

Voir les véhicules sur la carte

Avec le module Suivi GPS (formule Plus), le bouton Carte en haut de la liste affiche la dernière position de chaque véhicule. Les onglets de la liste filtrent aussi la carte.

• Cliquez un point pour voir la plaque, le chauffeur, la vitesse, sa dette et son versement du jour, et tracer son parcours des dernières heures.
• Tout voir recadre la carte sur tous les véhicules.
• La couleur d’un point suit le versement du jour : vert quand il a payé, orange quand le versement est partiel. Un véhicule qui n’est pas en service est gris.

Garé, muet ou coupé en route

La plupart des boîtiers s’endorment quelques minutes après qu’on a coupé le moteur, pour ménager la batterie de la voiture, et se réveillent dès qu’elle bouge. Un véhicule garé dont le boîtier dort reste donc À l’arrêt, là où on l’a vu, avec la mention boîtier en veille. Il devient Muet dans deux cas seulement :

• le boîtier ne donne plus aucun signe au-delà du délai réglé dans Réglages › Suivi GPS (48 heures d’office) : l’alerte Boîtier muet s’ouvre ;
• le boîtier s’est tu alors que le véhicule roulait : l’alerte Coupé en route s’ouvre au bout de 30 minutes. Un boîtier ne s’endort pas en pleine route : on l’a sans doute débranché, arraché ou brouillé.

Quand la plateforme de votre installateur les donne, d’autres alertes suivent le boîtier et la voiture :

• Boîtier sur batterie : la batterie de secours du boîtier passe sous 80 %. Il a perdu son alimentation et s’éteindra dans un jour ou deux.
• Batterie de la voiture faible : moteur coupé, la tension descend sous 11,8 V (23,6 V pour un véhicule en 24 V). La voiture risque de ne pas redémarrer.
• Moteur tournant à l’arrêt : contact mis, sans rouler, depuis un quart d’heure.
• Roule alors qu’immobilisé : un véhicule au statut Immobilisé a le contact mis ou roule.

Le compteur que tient le boîtier met aussi le kilométrage du véhicule à jour tout seul, seulement vers le haut : un relevé saisi plus haut reste le vôtre.

Dans Véhicules › Appareils connectés, un boîtier est En ligne, En veille (la voiture est garée), Muet ou Jamais vu. Sa fiche montre la carte Boîtier et voiture : batterie du boîtier, batterie de la voiture, contact, compteur, heures moteur, réseau GSM et état des sorties (celle du relais de coupure, quand il est posé).

Régler un boîtier Teltonika

Un boîtier Teltonika relié au serveur GPS de Flot Pilot se règle depuis sa fiche, onglet Réglages. Seul le Gérant le voit. Les boîtiers suivis sur la plateforme d’un installateur se règlent chez lui.

• Lire les réglages (ou Relire) demande au boîtier ses réglages actuels. La page montre ce que le boîtier a lui-même répondu.
• Fréquence des points : Économe, Normal (le réglage d’usine) ou Précis. Plus de points donne des trajets plus fins, mais consomme plus de data sur la puce.
• Détection du contact : par le fil de contact (le plus sûr, si le poseur l’a branché), par la tension de la batterie ou par le mouvement.
• Veille quand la voiture dort : l’interrupteur ménage la batterie de la voiture tout en laissant le boîtier joignable.
• Compteur kilométrique : saisissez le kilométrage du tableau de bord, puis Caler le compteur. Le boîtier compte ensuite à partir de là.
• Code SMS : un identifiant et un mot de passe de cinq caractères au plus. Sans code, n’importe qui connaissant le numéro de la puce peut reconfigurer le boîtier par SMS.

Chaque réglage part aussitôt vers le boîtier. Sa ligne indique en attente du boîtier jusqu’à sa réponse, en quelques secondes s’il est en ligne. Un boîtier hors ligne reçoit le réglage à son retour. Le Journal, en bas de l’onglet, garde chaque demande, qui l’a faite, et la réponse du boîtier.

L’adresse du serveur, l’APN de la puce et la coupure du moteur ne se règlent pas d’ici : une erreur ferait perdre le boîtier.

Qui peut faire quoi

• Le Gérant et le Superviseur ajoutent et modifient les véhicules, saisissent les charges, l’entretien, les papiers et les photos.
• Le Comptable consulte sans rien modifier.
• Seul le Gérant rattache les boîtiers GPS aux véhicules et règle les boîtiers Teltonika.