Véhicules

L’écran Véhicules tient le registre du parc. Chaque plaque ouvre une fiche : ce que le véhicule rapporte, ce qu’il coûte, ses papiers, son entretien et les chauffeurs qui l’ont conduit.

Lire la liste

Dans la barre latérale, ouvrez Véhicules. Les onglets filtrent la liste : Tous, En service, Sans chauffeur et À l’arrêt (au garage ou immobilisés). La recherche trouve un véhicule par sa plaque, son modèle, son chauffeur ou son propriétaire.

Pour chaque véhicule :

• Statut : son état du moment (voir plus bas).
• Chauffeur : qui le conduit, ou Non affecté.
• Résultat 30 j : ce qu’il a rapporté sur les 30 derniers jours, charges déduites.
• Prochaine échéance : le prochain papier qui expire. En orange à moins de 30 jours, en rouge une fois expiré.

Pour exporter, cochez des lignes puis cliquez Exporter en bas de l’écran : le fichier CSV reprend la plaque, le modèle, le statut, le chauffeur, le propriétaire, la recette, les charges, le net et le kilométrage.

Le bouton Contrats (ou Affectations sans le module Location) ouvre la vue d’ensemble des contrats. Voir Contrats et affectations.

Les statuts d’un véhicule

• Disponible : au parc, sans chauffeur.
• En service : confié à un chauffeur. Il passe en service tout seul à la signature d’un contrat ou à l’affectation.
• Au garage et Immobilisé : il ne rapporte pas ; il remonte en alerte dans l’Inbox.
• Sorti du parc : il ne compte plus parmi les véhicules du parc.

Quand un contrat est clôturé, le véhicule repasse Disponible.

Ajouter un véhicule

1. Cliquez Ajouter.
2. Renseignez la Plaque, la Marque et le Modèle. Ces trois champs sont obligatoires.
3. Complétez si vous le voulez : l’Année, la Couleur, le Numéro de série, le Compteur (km), Acquis le, le Prix d’achat et des Notes.
4. Avec le module Propriétaires, choisissez le Propriétaire du véhicule. Voir Propriétaires.
5. Cliquez Ajouter.

Deux véhicules ne peuvent pas porter la même plaque dans un parc. La plaque identifie le véhicule partout ailleurs : versements, charges, alertes.

Pour modifier ces informations plus tard, ouvrez la fiche et cliquez Modifier.

Confier le véhicule à un chauffeur

Sur une ligne sans chauffeur, le menu ⋯ propose Affecter un chauffeur. Sur la fiche, cliquez le badge Affecter un chauffeur à côté de la plaque. L’état des lieux de remise se fait dans le même formulaire. Voir Contrats et affectations.

Lire la fiche d’un véhicule

En haut de la fiche : la plaque, le statut, le chauffeur, la marque, le modèle, l’année, la couleur et, avec le module Propriétaires, le propriétaire et sa formule de reversement.

Une bande de chiffres résume :

• Recette 30 j et Charges 30 j ;
• Net 30 j, avec le net sur 90 jours en dessous ;
• Coût au kilomètre, calculé d’après les relevés de compteur saisis aux pleins ;
• Kilométrage, avec la date du dernier relevé.

La recette compte les versements et recettes rattachés au véhicule ; les charges comptent les dépenses saisies à son nom.

Saisir une charge

1. Sur la fiche, cliquez Saisir une charge.
2. Choisissez le Poste : Carburant, Lavage, Entretien, Pièces, Amende, Assurance, Salaire ou Divers.
3. Indiquez le Montant, la Date et le Moyen (Espèces, MTN MoMo, Moov Money ou Virement).
4. Pour un plein, renseignez le Compteur au plein (km) : ce relevé met à jour le kilométrage et alimente le coût au kilomètre.
5. Ajoutez une Note si besoin, puis cliquez Enregistrer.

L’onglet Charges de la fiche montre la répartition par poste sur 30 jours et le détail des dernières charges.

Astuce

Sans boîtier GPS, le relevé saisi à chaque plein est la seule façon de garder un kilométrage à jour.

Tenir le carnet d’entretien

1. Ouvrez l’onglet Entretien et cliquez Ajouter.
2. Décrivez l’Intervention (obligatoire) et choisissez sa Nature : Vidange, Entretien courant, Révision, Réparation, Pneumatiques ou Carrosserie.
3. Renseignez Effectué le, le Compteur (km), le Coût et le Garage.
4. Pour être prévenu du prochain passage, indiquez Prochain passage à (km) ou une date.
5. Cliquez Enregistrer.

La case Porter le coût aux charges du véhicule est cochée par défaut : le coût s’ajoute alors aux charges du véhicule. Décochez-la si la facture a déjà été saisie dans la caisse, pour ne pas la compter deux fois.

Un entretien prévu remonte dans l’Inbox 14 jours avant sa date, ou 500 km avant le kilométrage indiqué. Il s’affiche En retard une fois l’échéance passée.

Tenir les papiers

Ouvrez l’onglet Papiers, puis cliquez Ajouter. Les pièces d’un véhicule sont la Carte grise, l’Assurance, la Visite technique et la Vignette. Renseignez le numéro, les dates et joignez un scan ou une photo, puis cliquez Enregistrer.

Une nouvelle pièce du même type remplace l’ancienne. Une pièce qui expire dans les 30 jours remonte en alerte dans l’Inbox. Une pièce sans date d’expiration affiche Sans échéance et ne remonte jamais.

La carte Fiche technique reprend la marque, le modèle, l’année, la couleur, le numéro de série, la date d’acquisition et le prix d’achat.

Ajouter des photos

L’onglet Photos garde l’état du véhicule : dégâts, relevés de compteur, vues de la remise et de la restitution. Cliquez Ajouter des photos et choisissez un ou plusieurs fichiers JPEG, PNG ou WebP, de 8 Mo au plus chacun. Survolez une photo pour l’agrandir ou la supprimer.

Retrouver les chauffeurs successifs

L’onglet Chauffeurs liste tous ceux qui ont conduit le véhicule, avec les dates, les kilomètres parcourus et la mention En cours ou Terminé.

Voir les véhicules sur la carte

Avec le module Suivi GPS (formule Plus), le bouton Carte en haut de la liste affiche la dernière position de chaque véhicule. Les onglets de la liste filtrent aussi la carte.

• Cliquez un point pour voir la plaque, le chauffeur, la vitesse, sa dette et son versement du jour, et tracer son parcours des dernières heures.
• Tout voir recadre la carte sur tous les véhicules.
• La couleur d’un point suit le versement du jour : vert quand il a payé, orange quand le versement est partiel. Un véhicule qui n’est pas en service est gris.

Qui peut faire quoi

• Le Gérant et le Superviseur ajoutent et modifient les véhicules, saisissent les charges, l’entretien, les papiers et les photos.
• Le Comptable consulte sans rien modifier.