Chauffeurs

L’écran Chauffeurs liste toutes les personnes qui conduisent pour le parc. Chaque nom ouvre une fiche : le véhicule confié, le compte du chauffeur, son dossier et sa formation.

Lire la liste

Dans la barre latérale, ouvrez Chauffeurs. Quatre onglets filtrent la liste : Actifs (affiché par défaut), Suspendus, Partis et Tous. Le champ de recherche trouve un chauffeur par son nom, son téléphone ou la plaque de son véhicule.

Avec le module Location, trois colonnes disent où en est chaque chauffeur :

• Solde : ce qu’il doit au parc, ou À jour. Un salarié affiche Salarié à la place, car il ne doit rien.
• Régularité : la part de ses objectifs qu’il a réellement versée. En vert à partir de 95 %, en orange à partir de 85 %, en rouge en dessous.
• Dernier versement : depuis quand il n’a rien versé.

Sans le module Location, la liste montre à la place la date d’entrée au parc (Au parc depuis).

Une petite icône d’avertissement à côté du nom signale un dossier incomplet.

Pour exporter des chauffeurs, cochez leurs lignes puis cliquez Exporter dans la barre qui apparaît en bas : vous obtenez un fichier CSV avec le téléphone, le véhicule, le contrat, l’attendu, le versé, le solde et la régularité.

Ajouter un chauffeur déjà en poste

La saisie directe sert aux chauffeurs qui roulent déjà pour vous. Un nouveau candidat passe plutôt par le Recrutement, avec le bouton Recruter.

1. Cliquez Ajouter.
2. Renseignez le Prénom, le Nom et le Téléphone. Ces trois champs sont obligatoires.
3. Complétez si vous le voulez : la photo, un Second numéro, la Ville, le Quartier, la Date de naissance, le permis (Numéro, Catégorie, Obtenu le), En poste depuis, le Niveau d’études et des Notes.
4. Cliquez Ajouter.

Le message de confirmation propose aussitôt Affecter : confiez-lui un véhicule, il entrera dans la tournée et dans le résultat du véhicule. Voir Contrats et affectations.

Lire la fiche d’un chauffeur

En haut de la fiche : sa photo, son statut, la plaque de son véhicule, le nombre de pièces manquantes, son téléphone (cliquable pour appeler) et, s’il est parti, le motif de son départ.

Sous l’identité, une bande de chiffres. Pour un chauffeur qui loue son véhicule : Solde, Régularité, Caution détenue, Avances en cours et Dernier versement. Pour un salarié : Véhicule, Au parc depuis et Dernière recette remise.

La fiche a quatre onglets :

• Journal : ses écritures (versements, avances, pénalités, primes, caution). Pour un chauffeur en location, un graphique compare jour par jour l’objectif et le versé sur 30 jours.
• Contrat et véhicule (ou Véhicule sans le module Location) : la formule, le montant, les jours de repos, la date de début, le kilométrage au départ, les suspensions d’objectif et les notes internes.
• Dossier : ses pièces et l’accès à l’app chauffeur.
• Formation : son parcours, avec le module Recrutement et formation. Voir Formation.

Avec le module Planification, une carte Objectif du jour indique le nombre de courses attendues aujourd’hui, plateforme par plateforme. Voir Planification.

Le Solde additionne les objectifs échus, les pénalités et les avances, puis retire les versements et les primes.

Encaisser, accorder une avance, une pénalité ou une prime

Le bouton Encaisser (ou Recette pour un salarié) enregistre ce que le chauffeur remet. Il n’est actif que si un véhicule lui est confié. Le détail est dans Caisse.

Pour un chauffeur en location, le menu ⋯ de la fiche propose trois autres gestes :

• Accorder une avance : l’argent sort de la caisse et s’ajoute à sa dette.
• Appliquer une pénalité : aucun mouvement d’espèces, sa dette augmente.
• Verser une prime : sa dette diminue.

Indiquez le Montant, le Moyen (sauf pour une pénalité) et un Motif, puis cliquez Enregistrer.

Une écriture se trompe ? Survolez-la dans le Journal et cliquez l’icône Contre-passer. L’écriture d’origine reste visible, barrée, et une écriture inverse l’annule. Seul le gérant peut contre-passer.

Tenir son dossier

L’onglet Dossier liste les pièces enregistrées et celles qui manquent. Quatre pièces sont exigées pour un dossier complet : le Permis de conduire, la Carte d’identité, le Casier judiciaire et la Photo d’identité. Le Justificatif de domicile et la Carte plateforme (Yango, Gozem) sont facultatifs.

1. Dans Pièces du dossier, cliquez Ajouter.
2. Choisissez le Type de pièce, puis renseignez le Numéro, Délivrée le, Expire le et joignez un Scan ou photo (image ou PDF).
3. Cliquez Enregistrer.

Une nouvelle pièce du même type remplace l’ancienne. Une pièce expirée compte comme manquante. Une pièce qui expire dans les 30 jours remonte en alerte dans l’Inbox ; sans date d’expiration, elle ne remonte jamais.

Pour changer la photo du chauffeur, cliquez sa photo en haut de la fiche. Pour la retirer, choisissez Retirer la photo dans le menu ⋯.

Ouvrir l’app chauffeur

Le chauffeur peut consulter son objectif, ses versements et sa dette depuis son téléphone, et payer par mobile money. Voir Espace chauffeur.

1. Dans l’onglet Dossier, carte Accès à l’app chauffeur, saisissez l’Adresse email du chauffeur.
2. Cliquez Ouvrir l’accès.

Il reçoit un lien pour choisir son mot de passe. Une même adresse ne peut servir qu’à un seul chauffeur. Retirer l’accès coupe sa connexion. Seul le gérant ouvre et retire cet accès.

Modifier la fiche

Menu ⋯ puis Modifier la fiche : le même formulaire qu’à l’ajout. Cliquez Enregistrer.

Suspendre l’objectif

Un chauffeur en location tombe en panne, a un accident, part en congé ? Suspendez son objectif : les jours suspendus ne comptent plus dans sa dette.

1. Menu ⋯, Suspendre l’objectif.
2. Choisissez le Motif : Panne, Accident, Congé, Maladie ou Autre.
3. Indiquez la date de début (Du), et si vous la connaissez la date de fin (Au (facultatif)), puis une Note.
4. Cliquez Suspendre.

Le chauffeur passe au statut Suspendu. La période apparaît dans l’onglet Contrat et véhicule, sous Suspensions d’objectif. Sans date de fin, la suspension reste en cours et aucun jour ne compte tant qu’elle dure. Le chauffeur redevient Actif à sa prochaine prise de véhicule.

Note

Un salarié n’a pas d’objectif : ce geste ne lui est pas proposé.

Faire partir un chauffeur

Le départ se décide en reprenant le véhicule.

1. Menu ⋯, Clôturer le contrat (ou Reprendre le véhicule pour un salarié).
2. Faites l’état des lieux de restitution.
3. Dans Le chauffeur, choisissez Quitte le parc et indiquez le Motif du départ.
4. Cliquez Clôturer (ou Reprendre).

Le chauffeur passe au statut Parti et le motif s’affiche sur sa fiche. Sa dette éventuelle reste au journal et sur sa fiche. Le détail de la clôture, caution comprise, est dans Contrats et affectations.

Qui peut faire quoi

• Le Gérant et le Superviseur ajoutent et modifient les fiches, confient et reprennent les véhicules, encaissent et enregistrent avances, pénalités et primes.
• Seul le Gérant contre-passe une écriture et ouvre ou retire l’accès à l’app chauffeur.
• Le Comptable consulte les fiches sans rien modifier.