Automatisations

Une automatisation est une règle que vous dessinez une fois et que Flot Pilot applique seul. Elle part d’un déclencheur (ce qui se passe), puis suit des étapes : des conditions qui choisissent un chemin, des attentes, et des actions (prévenir l’équipe, le client ou le chauffeur, créer une tâche…).

Quelques exemples :

• quand une voiture louée sans chauffeur approche de la frontière du Togo, l’équipe reçoit un email et une tâche pour rappeler au client son laissez-passer ;
• chaque soir à 20 h, chaque chauffeur qui n’a pas payé son versement reçoit une notification, et s’il a trois versements en retard, une tâche « l’appeler » est créée ;
• quand un accident est déclaré, le gérant reçoit un email ; s’il y a des blessés, une tâche « appeler le chauffeur » part pour le jour même.

Avant de commencer

• Le module Automatisations s’active dans Réglages, Modules. L’entrée Automatisations apparaît alors en bas de la barre latérale, au-dessus d’Intégrations.
• Seul le Gérant crée, modifie, met en pause et supprime une automatisation.
• Certains déclencheurs ont besoin d’un autre module : les zones et les alertes GPS du Suivi GPS (et d’un boîtier sur le véhicule), les locations de Location aux clients, les versements de Location aux chauffeurs. Sans lui, le panneau affiche que le module est éteint.

Partir d’un modèle

Sous la liste, les Modèles sont rangés par famille : Locations, Versements et paiements, Véhicules. Cliquez sur un modèle : le canvas s’ouvre, déjà rempli. Complétez ce qui est marqué en rouge (la zone, par exemple), modifiez ce que vous voulez, puis cliquez sur Enregistrer. Rien n’est créé avant.

Le canvas

1. Ouvrez Automatisations et cliquez sur Créer une automatisation, ou sur un modèle.
2. Donnez un nom en haut, à la place de l’intitulé grisé.
3. Le déclencheur est la première carte. Cliquez dessus : son réglage s’ouvre dans le panneau de droite (au téléphone, il monte du bas).
4. Sur chaque trait entre deux cartes, le bouton + pose une étape à cet endroit : Condition, Attendre, ou une action.
5. Cliquez sur une carte pour la régler. Pour l’enlever : la croix en haut à droite de la carte (elle paraît au survol), ou Retirer l’étape en bas du panneau.
6. Cliquez sur Enregistrer. L’automatisation est active tout de suite.

Chaque sorte d’étape a sa forme et sa couleur : le déclencheur est la carte coiffée de vert, une condition un hexagone violet (sa branche Si oui est tracée en vert, Sinon en rouge), une attente une pilule ambre, une action une carte bordée de bleu à gauche.

Ce qui manque est marqué en rouge sur la carte concernée, et le nombre d’étapes à compléter s’affiche en haut à droite du canvas. Cliquez dessus pour aller à la première.

Pour se déplacer : tirez le fond du canvas, ou faites défiler. Ctrl et la molette zooment ; les boutons en bas à gauche zooment, dézooment, et Tout voir montre l’automatisation entière.

Les déclencheurs

• Véhicules : un véhicule entre dans une zone ou en sort, une alerte GPS s’ouvre (excès de vitesse, conduite de nuit, hors de la zone de travail, boîtier muet…), le statut d’un véhicule change, un incident est déclaré, un entretien ou une pièce arrive à échéance.
• Chauffeurs : le statut d’un chauffeur change, un contrat commence ou se termine.
• Paiements : un paiement est reçu, un chauffeur déclare un paiement, un paiement échoue.
• Locations : une demande arrive du catalogue en ligne, une location est réservée, part, est rendue ou annulée.
• Chaque jour à une heure : de 6 h à 22 h, pour chaque chauffeur sous contrat, chaque location réservée ou en cours, ou chaque véhicule. Les étapes s’appliquent à chacun, un par un : c’est ce qui permet « chaque soir, pour chaque chauffeur qui n’a pas payé ».

Dans le panneau du déclencheur, la Fréquence évite les répétitions : À chaque fois, Une fois par location, Une fois par jour et par véhicule ou Une fois par jour et par chauffeur. Une automatisation quotidienne écrite après son heure commence le lendemain.

Les conditions

Une condition vérifie des règles sur ce que le déclencheur apporte (le statut, le montant, la location en cours, les jours de retard…). Choisissez Toutes les règles ou Au moins une, puis ajoutez des règles avec + Règle.

La condition se sépare en deux branches : Si oui et Sinon. Chacune a ses propres étapes, et peut avoir sa propre condition. Poser une condition au milieu d’une suite range les étapes qui suivaient dans Si oui. Retirer une condition garde les étapes de Si oui ; celles de Sinon partent avec elle (la console demande avant).

Attendre

L’étape Attendre met l’automatisation en pause quelques minutes, heures ou jours (trente jours au plus), puis reprend à l’étape suivante. Les valeurs sont relues au moment de la reprise : une condition après l’attente vérifie la situation du moment. Exemple : un véhicule passe au garage, attendre 2 heures, puis s’il est toujours au garage, prévenir le gérant.

Les actions

• Email à l’équipe : à des rôles (Gérants, Superviseurs, Comptables) et à des personnes choisies.
• Email au client : au client de la location, s’il a un email dans sa fiche.
• Tâche : son titre, une note, Pour qui, et l’Échéance. La tâche est rattachée au véhicule et à la location, et son origine est Automatisation dans Tâches.
• Notification au chauffeur : sur son téléphone s’il a activé les notifications, et dans son app.
• Statut du véhicule : le passer en Disponible, En service, Au garage ou Immobilisé.
• Webhook : envoie l’événement et ses valeurs, en JSON, à une adresse https:// (Make, Zapier, n8n ou l’outil de votre choix).

Dans un email, une tâche ou une notification, Insérer une variable ajoute une valeur qui change à chaque fois : la plaque, le nom et le téléphone du client, le reste à payer… L’Aperçu montre le texte tel qu’il partira, avec des valeurs d’exemple. Pour recevoir un email vous-même, cliquez sur M’envoyer un essai.

Les zones

Une zone est un cercle sur la carte. Dans le panneau du déclencheur, + Zone en pose une : cliquez sur la carte pour le centre, réglez le Rayon, puis Créer la zone. Modifier la zone déplace ou agrandit celle qui est choisie. Flot Pilot regarde la position des véhicules chaque minute ; une position de plus d’un quart d’heure n’est pas lue.

Suivre, mettre en pause, supprimer

• L’interrupteur, dans la liste ou en haut d’une automatisation, la met en pause ou la rallume. Rien n’est effacé.
• L’onglet Historique redit chaque exécution : Faite, En attente, Sans action ou En échec, avec le chemin suivi (chaque condition et sa réponse, ce que chaque action a donné). Pour une automatisation quotidienne, il dit aussi combien d’objets ont été parcourus au dernier passage.
• Pour supprimer : ⋯ puis Supprimer. Son historique part avec elle ; les emails envoyés et les tâches créées restent.

Ce qu’une automatisation ne fait pas

• Elle ne touche jamais à l’argent : elle n’enregistre pas de paiement et ne change pas un versement.
• Elle n’envoie aucune commande à une voiture (verrouiller, couper le moteur).
• Ce qu’une automatisation provoque (un statut de véhicule changé, par exemple) ne déclenche pas d’autre automatisation : une règle ne peut pas en relancer une autre en boucle.