Caisse

La Caisse réunit tout l’argent qui entre et sort du parc : les versements des chauffeurs, la recette des salariés, les charges des véhicules et celles du parc. Ouvrez-la depuis Caisse dans la barre latérale.

Qui a accès à la Caisse

Gérant : tout, y compris la contre-passation.
Superviseur : lit le journal, encaisse et saisit des charges.
Comptable : lit le journal, sans rien enregistrer.
Le Collecteur n’ouvre pas la console : il encaisse depuis l’app de collecte. Voir Collecte.

Choisir la période et la vue

Par défaut, la Caisse montre les 30 derniers jours. Changez les deux dates en haut de l’écran pour une autre période. Sur un écran étroit, comme celui d’un téléphone, les champs de date sont masqués.

Trois onglets découpent le journal, chacun avec son nombre d’écritures :

Tout : toutes les écritures de la période.
Encaissements : l’argent qui entre.
Dépenses : les charges.

Le champ de recherche (Chauffeur, plaque, note…) filtre les lignes affichées par chauffeur, propriétaire, plaque, note ou auteur de l’écriture. Cliquez sur l’en-tête d’une colonne (Date, Type, Tiers, Moyen, Montant) pour trier.

Lire les chiffres du haut

Dans Tout et Encaissements :

Encaissé : le total reçu sur la période, avec la part payée en espèces.
Décaissé : le total sorti, dont le montant des charges.
Solde de la période : l’encaissé moins le décaissé.
Comment l’argent rentre : la répartition des encaissements par moyen de paiement. Plus la part en espèces baisse, moins vous manipulez de liquide.

Dans Dépenses :

Total des charges, Part carburant et Véhicule le plus coûteux.
Par poste : ce que pèse chaque poste de dépense.
Par véhicule : les huit véhicules qui ont coûté le plus sur la période.

L’encaissé, le décaissé et la répartition par moyen laissent de côté les écritures réglées par Compensation, qui ne font bouger aucun argent. Tous les chiffres ignorent les écritures contre-passées.

Encaisser un versement

Cliquez sur Encaisser, en haut à droite.
Choisissez le Chauffeur. La liste propose les chauffeurs qui ont un véhicule confié, par contrat ou par affectation, sauf ceux qui sont au repos ce jour-là.
Quand il reste quelque chose à verser, Reste à verser aujourd’hui s’affiche sous le nom. Le Montant reçu est déjà rempli avec ce reste : corrigez-le si le chauffeur verse autre chose.
Vérifiez la Date, aujourd’hui par défaut.
Choisissez le Moyen de paiement : Espèces, MTN MoMo, Moov Money, Celtiis Cash ou Virement.
Ajoutez une Note (facultatif) si besoin, par exemple « Versement partiel, reste demain ».
Cliquez sur Encaisser.

Si le montant est inférieur à ce qui est dû, l’écran vous prévient : le reliquat est reporté sur la dette du chauffeur.

La liste des chauffeurs vient des contrats du module Location. Sans ce module, elle reste vide. Voir Contrats et affectations.

Saisir une charge

Cliquez sur Saisir une charge.
Choisissez le Poste : Carburant, Lavage, Entretien, Pièces, Amende, Assurance, Salaire ou Divers.
Tapez le Montant.
Choisissez le Véhicule concerné, ou laissez Charge du parc (sans véhicule). Un véhicule sorti du parc n’est plus proposé.
Vérifiez la Date et le Moyen : Espèces, MTN MoMo, Moov Money ou Virement.
Ajoutez une Note si besoin, puis cliquez sur Enregistrer.

Deux postes demandent un détail de plus :

Salaire : au lieu du véhicule, choisissez le Chauffeur payé. La charge se pose sur le véhicule qu’il conduit ce jour-là, pour que son coût entre dans le résultat de ce véhicule.
Carburant : le champ Compteur au plein (km) relève le kilométrage. S’il dépasse celui du véhicule, il le met à jour, et il alimente le coût au kilomètre.

Corriger une erreur

Une écriture ne se supprime jamais. Pour annuler une erreur, on la contre-passe :

Passez la souris sur la ligne à annuler.
Cliquez sur l’icône Contre-passer, au bout de la ligne.

Une écriture de sens inverse est créée. La ligne d’origine reste au journal, barrée et grisée, et les deux sortent des totaux. Pour corriger un montant, contre-passez l’écriture, puis saisissez-la à nouveau avec le bon montant.

Seul le Gérant peut contre-passer. Une écriture ne se contre-passe qu’une fois, et une contre-passation ne se contre-passe pas.

Comprendre une ligne du journal

Type : la nature de l’écriture. Versement pour ce que verse un chauffeur locataire, Recette pour ce que remet un salarié, et pour une dépense, son poste (Carburant, Salaire…). D’autres types viennent des fiches et des modules, comme Avance, Pénalité, Prime, Caution, Remboursement caution ou Reversement propriétaire.
Tiers : le chauffeur, le propriétaire, la plaque du véhicule, ou Parc pour une écriture qui ne concerne personne en particulier. Cliquez sur un chauffeur ou une plaque pour ouvrir sa fiche.
Sous le tiers : la note, le kilométrage relevé et la personne qui a enregistré l’écriture.
Moyen et Montant : un montant précédé de « + » entre dans la caisse, « − » en sort.