Caisse

La Caisse réunit tout l’argent qui entre et sort du parc : les versements des chauffeurs, la recette des salariés, les charges des véhicules et celles du parc. Ouvrez-la depuis Caisse dans la barre latérale.

Qui a accès à la Caisse

Gérant : tout, y compris la contre-passation.
Superviseur : lit le journal, encaisse et saisit des charges.
Comptable : lit le journal, sans rien enregistrer.

Choisir la période et la vue

Les onglets du haut sont des vues du journal, chacune avec son nombre d’écritures :

Versements : ce que versent les chauffeurs locataires et la recette que remettent les salariés. Elle n’apparaît qu’avec le module Location.
Encaissements : tout l’argent qui entre.
Dépenses : les charges.
Tout : toutes les écritures de la période. C’est la vue d’ouverture.

Sous les onglets, choisissez la période : Aujourd’hui, Hier, Cette semaine, Deux semaines, Ce mois, Ce trimestre ou Cette année. Les périodes suivent le calendrier : la semaine commence le lundi, le mois le 1er, le trimestre en janvier, avril, juillet ou octobre, et toutes s’arrêtent à aujourd’hui. Deux semaines couvre la semaine en cours et la précédente. Pour d’autres dates, choisissez deux jours dans le calendrier.

Par défaut, la Caisse s’ouvre sur Cette semaine. Elle retient ensuite votre dernier choix sur l’appareil que vous utilisez. Passer d’une vue à l’autre ne change pas la période.

À côté de la période :

la recherche (Chauffeur, plaque, note…) trouve une écriture par son chauffeur, sa plaque, sa note, son fournisseur, son propriétaire, son client ou la personne qui l’a saisie ;
le bouton de filtre (ou la touche F) ajoute un filtre sur une colonne : chauffeur, véhicule, type, moyen, montant, fournisseur… ;
Affichage, à droite, choisit les colonnes, le tri et le groupe (Grouper par : le type, le moyen, le chauffeur…) ; un clic sur l’en-tête d’une colonne trie ou filtre aussi.

Une vue retouchée peut s’enregistrer en nouvelle vue, par exemple « Carburant de BX 4410 » ou « Versements de Rodrigue » : elle apparaît alors pour toute l’équipe, à côté des autres. L’icône d’export, au bout des onglets, télécharge ce qui est à l’écran en CSV.

Lire les chiffres du haut

Au-dessus du journal, une ligne résume ce que montre la vue :

Entré : l’argent qui est entré ;
Sorti : l’argent qui est sorti ;
Net : l’entré moins le sorti.

Ces chiffres suivent la vue, les filtres et la recherche : filtrez sur un véhicule et sur le poste Carburant, vous lisez ce qu’a coûté son carburant sur la période. Ils laissent de côté les écritures annulées, leurs annulations et les écritures réglées par Compensation, qui ne font bouger aucun argent.

Suivre les versements

Dans la vue Versements, la ligne du haut (Payé … sur … attendus) compare ce que les chauffeurs ont payé à ce qu’ils devaient sur la période, d’après leurs contrats : jours de repos, réductions et fin de contrat compris. La barre dit la part payée.

À droite, les visages de ceux qui ont encore des jours à payer, puis N chauffeurs avec des jours non comblés, ouvrent leur liste. En tête, Il manque : ce qui reste à payer au total. Pour chacun, du plus grand reste au plus petit, ce qui lui reste et les jours eux-mêmes (« jeu. 9 et 2 000 F sur ven. 10 »), avec ce qui reste d’avant la période. L’anneau autour de son visage se remplit de ce qui est couvert : rouge loin du compte, orange presque. Les jours sont couverts par tout ce qui est rentré à ce jour : un rattrapage du lundi suivant compte pour la semaine d’avant. Un chauffeur qui n’a rien versé n’a aucune ligne au journal : c’est là qu’on le retrouve. Cliquez sur un chauffeur pour ouvrir sa fiche ; au clavier, les flèches passent de l’un à l’autre. Quand tout est payé, la ligne dit Tous à jour.

Les filtres sur le chauffeur ou le véhicule, et la recherche, s’appliquent aussi à ce qui était dû : une vue « Versements de Rodrigue » compare ce qu’il a versé à ce qu’il devait. Avec un filtre sur le montant ou le moyen, la comparaison n’a plus de sens : la ligne revient à Entré, Sorti, Net.

La carte d’un chauffeur ou d’un véhicule

Passez la souris sur le nom d’un chauffeur pour ouvrir sa carte, sur la période choisie :

sa plaque et ses conditions (par exemple 12 000 F par jour) ;
ce qu’il a versé sur ce qu’il devait, avec une barre, puis les jours qui restent À combler, ou jusqu’à quand il est À jour ;
sa Dette du jour, ou son avance ;
son net Yango sur la période, s’il est relié à Yango. Quand la dernière journée lue date d’avant-hier ou plus, la carte dit jusqu’à quel jour la lecture est allée.

Sur une plaque, la carte du véhicule dit qui est au volant et depuis quand, la Recette, les Charges et le Net de la période, et les kilomètres lus par le GPS si le véhicule est suivi.

Voir la fiche, en bas de la carte, ouvre la fiche du chauffeur ou du véhicule. Sur un téléphone, qui n’a pas de survol, touchez le nom ou la plaque pour ouvrir la carte.

Encaisser un paiement

Cliquez sur Encaisser, en haut à droite.
Choisissez le Chauffeur. La liste propose tous les chauffeurs qui ont un véhicule confié, même un jour de repos, et les anciens chauffeurs qui doivent encore de l’argent. Sous le nom, la fenêtre dit combien de versements sont en retard, jusqu’à quand il est à jour et ce qu’il doit.
Le Montant reçu est déjà rempli avec ce qui reste de son échéance du jour : corrigez-le si le chauffeur verse autre chose.
Lisez la frise des versements : pendant que vous tapez, les cases que le montant règle s’entourent de bleu. La ligne dessous dit ce qu’il règle et où le chauffeur en sera : « Règle 2 versements · à jour jusqu’au jeu. 9 oct. », ou « 3 versements encore dus ».
Vérifiez la Date, aujourd’hui par défaut. On ne peut pas choisir une date à venir.
Choisissez le Moyen de paiement : Espèces, MTN MoMo, Moov Money, Celtiis Cash ou Virement.
Ajoutez une Note (facultatif) si besoin, puis cliquez sur Encaisser. Le message de confirmation dit d’abord les jours : « 2 versements payés », puis le chauffeur, le montant et où il en est. Le chauffeur reçoit la notification Paiement reçu dans son app : « Votre parc a bien reçu votre paiement de 14 000 F. Il règle 2 versements. » (Recette reçue pour un salarié).

Lire la frise des versements

La frise part de quelques versements déjà payés, avant le plus ancien qui reste dû, et va jusqu’à la semaine qui vient. Une case par jour, ou par semaine pour un contrat hebdomadaire. Un blanc sépare les semaines.

vert : Payé ; bleu : Payé d’avance ;
vert clair, avec une barre de la part payée : Entamé, le versement d’aujourd’hui en partie payé ;
rouge : En retard, un jour passé qui n’est pas entièrement payé. C’est la seule case rouge : aujourd’hui reste blanc et bordé jusqu’au soir (Dû aujourd’hui) ;
en pointillé : À venir ;
gris : Repos ;
hachuré, avec une clé : Véhicule arrêté, une dispense pour panne ou accident ;
violet, avec le signe pause : Pause accordée, les autres dispenses (maladie, congé, retard dû au parc, panne de la plateforme, autre) ;
un coin orange : le versement a été réduit.

Survolez une case : sa carte donne la date, l’état, le montant, ce qui reste à payer, la réduction et sa raison, et ce que le montant en cours de saisie y met.

Pour un long retard, la frise se resserre : les semaines passées deviennent des tranches fines, datées de leur premier jour, et la semaine en cours garde ses chiffres. Un retard plus ancien encore se compte au début, dans une pastille « +N ».

Les jours qu’un versement paie

Un paiement règle d’abord les versements les plus anciens qui restent à payer, puis les avances et les pénalités, puis les jours à venir. Par exemple, pour un contrat à 5 000 F par jour : rien lundi, 10 000 F mardi, et lundi comme mardi sont couverts. 15 000 F payés lundi couvrent lundi, mardi et mercredi.

Pour payer des jours précis, cliquez sur Choisir les jours : la frise devient un calendrier, une semaine par ligne, de la semaine du plus ancien versement dû à la semaine qui vient. Les jours que la règle aurait pris sont déjà choisis. Cliquez sur un jour pour le choisir ou le retirer, et la ligne Règle suit. Les plus anciens revient à la règle.

L’argent va au véhicule des jours qu’il paie : un versement noté vendredi pour le lundi d’une voiture que le chauffeur a rendue mercredi revient à cette voiture.

Dans le journal, la colonne Note d’un versement dit ce qu’il a couvert (« couvre lun. 6 et mar. 7 »).

La liste des chauffeurs vient des contrats du module Location. Sans ce module, elle reste vide. Voir Contrats et affectations.

Saisir une charge

Cliquez sur Saisir une charge.
Choisissez le Poste : Carburant, Lavage, Entretien, Pièces, Amende, Assurance, Salaire ou Divers.
Tapez le Montant.
Choisissez le Véhicule concerné, ou laissez Charge du parc (sans véhicule). Un véhicule sorti du parc n’est plus proposé.
Vérifiez la Date et le Moyen : Espèces, MTN MoMo, Moov Money ou Virement.
Ajoutez une Note si besoin, puis cliquez sur Enregistrer.

Deux postes demandent un détail de plus :

Salaire : au lieu du véhicule, choisissez le Chauffeur payé. La charge se pose sur le véhicule qu’il conduit ce jour-là, pour que son coût entre dans le résultat de ce véhicule.
Carburant : le champ Compteur au plein (km) relève le kilométrage. S’il dépasse celui du véhicule, il le met à jour, et il alimente le coût au kilomètre.

La répartition

Caisse › Répartition dit à qui revient l’argent encaissé. Vous n’y réglez rien : la répartition se déduit de ce que vous avez déclaré ailleurs.

les contrats de gérance donnent la part de chaque propriétaire, comme son relevé (voir Propriétaires) ;
le plan d’entretien, avec le coût de chaque travail et ce que roule un véhicule par jour, donne ce que coûte l’entretien par jour (voir Réglages de l’entretien) ;
le prix payé d’une assurance, d’une visite technique ou d’une vignette donne ce qu’il faut mettre de côté pour la suivante (voir Véhicules) ;
les prêts déclarés sur un véhicule donnent leurs échéances (voir Véhicules) ;
les autres charges (carburant, lavage, amendes…) comptent telles qu’elles ont été payées.

Le parc prend le reste : c’est son revenu. Une charge que le contrat de gérance met au propriétaire sort de sa part, pas de celle du parc.

La période est celle du journal. L’écran se lit de haut en bas :

le bandeau : Encaissé, Pour les propriétaires, Pour les charges et Au parc, qui s’additionnent ;
Où va l’argent : chaque part, ce qu’elle prend sur la période, ce qui en est sorti (la vidange payée, l’échéance réglée) et ce qu’il faut garder aujourd’hui, c’est-à-dire ce que l’entretien, l’assurance ou le prêt ont déjà « mangé » depuis leur dernier paiement ;
Fin du mois : ce qui restera au parc au dernier jour du mois, au rythme actuel (les versements dus d’ici là, au taux payé depuis le 1er) et si tout est payé. Elle demande le module Location ;
À venir : jusqu’à la fin du mois, les échéances de prêt (en retard d’abord), les travaux d’entretien proches ou en retard et les pièces qui expirent ;
Propriétaires : le solde dû à chacun, ce qu’il faut garder pour les charges de ses voitures, et ce qu’on peut lui verser sans risque ;
Par véhicule : la même répartition, une ligne par véhicule. Le point orange à côté d’une plaque dit ce qui manque pour un calcul complet. Cliquez la plaque pour la carte Où va l’argent de sa fiche.

Aucun argent ne bouge : la répartition compte, elle ne déplace rien.

Corriger une erreur

Une écriture ne se supprime jamais. Pour annuler une erreur, on la contre-passe :

Repérez la ligne à annuler. L’icône Annuler l’écriture est au bout de la ligne : avec une souris, elle apparaît au survol ; sur un téléphone ou une tablette, elle est toujours affichée.
Cliquez dessus. Une fenêtre rappelle ce que vous allez annuler (type, montant, tiers et date) et, pour un versement, de combien la dette du chauffeur remonte.
Confirmez avec Annuler l’écriture, ou revenez en arrière avec Garder l’écriture.

Une écriture de sens inverse est créée : l’annulation. La ligne d’origine reste au journal, barrée et grisée, avec un point orange devant son montant, et les deux sortent des totaux.

L’annulation n’apparaît pas dans la liste. Cliquez sur le point orange pour l’afficher juste sous l’écriture qu’elle annule, et à nouveau pour la cacher. Pour les voir toutes, ouvrez Affichage et activez Afficher les annulations : ce choix reste sur votre appareil. Pour corriger un montant, contre-passez l’écriture, puis saisissez-la à nouveau avec le bon montant.

Seul le Gérant peut contre-passer. Le geste est définitif : une écriture ne se contre-passe qu’une fois, et une contre-passation ne se contre-passe pas. L’icône n’apparaît donc ni sur une ligne déjà annulée, ni sur une contre-passation.

Comprendre une ligne du journal

Date : le jour de l’écriture.
Type : la nature de l’écriture. Paiement pour ce que paie un chauffeur locataire, Recette pour ce que remet un salarié, et pour une dépense, son poste (Carburant, Salaire…). D’autres types viennent des fiches et des modules, comme Avance, Pénalité, Prime, Caution, Remboursement caution ou Reversement propriétaire.
Chauffeur et Véhicule : survolez-les pour leur carte, cliquez pour leur fiche.
Moyen : À préciser signale un moyen inconnu, venu d’une reprise de données.
Montant : précédé de « + » et en vert, il entre dans la caisse ; précédé de « − », il en sort. Barré avec un point orange devant, il a été annulé.
Note : la note saisie. Annulation marque l’écriture qui en annule une autre, quand les annulations sont affichées.

D’autres colonnes s’ajoutent par Affichage : Fournisseur, Propriétaire, Client, Saisi par, Compteur, Sens et Nature.