Accès et rôles
La page Accès et rôles dit qui entre dans votre parc, et avec quel rôle. Vous l’ouvrez depuis Réglages, puis Accès et rôles. Elle est réservée au gérant.
Le tableau montre chaque personne avec son rôle, son état (Actif ou Désactivé) et la date depuis laquelle elle fait partie de l’équipe. Votre propre ligne porte la mention vous.
Inviter quelqu’un
Section intitulée « Inviter quelqu’un »- Dans Réglages, ouvrez Accès et rôles.
- Cliquez sur Inviter.
- Saisissez son Nom et son Adresse email.
- Choisissez son Rôle. La phrase sous le champ résume ce que ce rôle permet.
- Cliquez sur Envoyer l’invitation.
Ce que reçoit la personne dépend de son cas :
- Elle n’a pas encore de compte Flot Pilot. Elle reçoit un email « Choisir un mot de passe Flot Pilot ». Le lien est valable une heure. S’il a expiré, elle clique sur Mot de passe oublié ? sur la page de connexion pour en recevoir un nouveau.
- Elle a déjà un compte, par exemple parce qu’elle gère un autre parc. Elle reçoit un email qui la prévient, et se connecte avec son mot de passe habituel.
- Elle faisait partie de l’équipe et son accès avait été coupé. L’invitation lui rend l’accès, avec le rôle que vous venez de choisir.
Si la personne est déjà active dans l’équipe, l’écran l’indique et rien ne change.
Changer le rôle de quelqu’un
Section intitulée « Changer le rôle de quelqu’un »- Survolez la ligne de la personne : un bouton … apparaît en bout de ligne.
- Cliquez dessus, puis sur le rôle voulu. Le rôle actuel est coché.
Le changement vaut dès la page suivante que la personne ouvre.
Couper ou rendre un accès
Section intitulée « Couper ou rendre un accès »Dans le menu … de la ligne :
- Couper l’accès : la personne n’entre plus dans le parc. Elle reste dans le tableau, marquée Désactivé, et son nom reste sur tout ce qu’elle a saisi.
- Rendre l’accès : elle retrouve le parc avec le rôle qu’elle avait.
C’est le bon geste pour un employé en congé, ou dont vous n’êtes pas encore sûr qu’il parte.
Retirer quelqu’un de l’équipe
Section intitulée « Retirer quelqu’un de l’équipe »Dans le menu …, choisissez Retirer de l’équipe, puis confirmez. La personne disparaît du tableau et n’a plus accès au parc. Son compte Flot Pilot, lui, reste ouvert. Pour la faire revenir plus tard, invitez-la de nouveau.
Deux règles qui protègent le parc
Section intitulée « Deux règles qui protègent le parc »- Personne ne modifie son propre accès. Votre ligne n’a pas de menu …. Pour changer votre rôle, demandez-le à un autre gérant.
- Il reste toujours au moins un gérant actif. Le dernier gérant ne peut pas être rétrogradé, désactivé ni retiré. Invitez d’abord un second gérant si vous devez passer la main.
Les quatre rôles
Section intitulée « Les quatre rôles »| Rôle | En une phrase |
|---|---|
| Gérant | Tout, y compris les réglages, les contrats, les reversements et cette page. |
| Superviseur | Encaisser, saisir des charges, tenir les registres et le recrutement. Pas les réglages. |
| Collecteur | Uniquement l’app de collecte : sa tournée du jour et ses encaissements. |
| Comptable | Lecture du journal, des rapports et des registres. Aucune écriture. |
La carte Ce que chaque rôle peut faire, en bas de la page, détaille la liste exacte des droits de chaque rôle.
Le gérant peut tout faire. Certains gestes n’appartiennent qu’à lui, parce qu’ils sont irréversibles ou font sortir de l’argent :
- contre-passer une écriture ;
- payer vers l’extérieur ;
- supprimer ;
- régler le parc, les modules et l’équipe, c’est-à-dire tout ce qui se trouve dans Réglages ;
- fixer les conditions de location ;
- reverser à un propriétaire ;
- rattacher un boîtier GPS à un véhicule ;
- ouvrir ou retirer l’accès d’un chauffeur à son app.
Superviseur
Section intitulée « Superviseur »Le superviseur tient le parc au quotidien. Il peut :
- consulter, créer et modifier les fiches des chauffeurs, des véhicules et des propriétaires ;
- ouvrir, suspendre et clore les contrats ;
- lire le journal, les rapports et les exports ;
- enregistrer un versement ou une dépense, et encaisser ;
- saisir une avance, une pénalité, une prime ou une caution ;
- mener le recrutement et la formation ;
- voir la carte et les trajets des véhicules ;
- fixer et corriger les objectifs de la Planification.
Il n’a pas accès aux Réglages.
Collecteur
Section intitulée « Collecteur »Le collecteur n’entre pas dans la console. Quand il se connecte, il arrive directement sur l’app de collecte : la tournée du jour et ce qu’il a encaissé lui-même. Cette app demande le module Location : sans lui, le rôle de collecteur n’ouvre aucun écran.
Comptable
Section intitulée « Comptable »Le comptable lit sans rien écrire. Il consulte les fiches des chauffeurs et des véhicules, le journal, les rapports et les exports. Dans sa barre latérale, il trouve Inbox, Caisse, Chauffeurs et Véhicules.
Et les chauffeurs ?
Section intitulée « Et les chauffeurs ? »Un chauffeur ne fait pas partie de l’équipe et n’apparaît pas sur cette page. Il a sa propre app, que vous lui ouvrez depuis sa fiche. Voir App chauffeur.