Réglages de la location

Ces réglages préparent tout ce dont les Locations ont besoin : les catégories et leurs prix, la numérotation, l’en-tête des factures et le catalogue en ligne.

Ouvrir les réglages

• Depuis Réglages, puis Location aux clients.
• Ou depuis le bouton Catalogue et prix, en haut de l’écran Locations.

Réservé au Gérant. Le module Location aux clients doit être activé. Voir Modules et formules.

Le catalogue

Une catégorie est un groupe de voitures louées au même tarif, par exemple « SUV » ou « Toyota RAV4 ». C’est la catégorie que le client choisit ; la voiture précise se choisit à la confirmation ou à la remise des clés.

1. Dans la carte Catalogue, cliquez Nouvelle catégorie.
2. Renseignez le Nom, le Tarif public par jour (F), la Caution (F), l’Autonomie (km) si besoin et une Description.
3. Cochez Les voitures de cette catégorie. Cocher le même modèle coche d’un coup toutes les voitures du même modèle. Une voiture n’appartient qu’à une catégorie : la cocher ici la retire de l’autre.
4. Laissez Visible dans le catalogue coché pour la proposer en ligne.
5. Enregistrez.

Les photos de la catégorie s’ajoutent ensuite sur sa page (voir plus bas).

Chaque catégorie affiche le nombre de voitures en état de partir et le nombre d’indisponibles. Une voiture au garage ou immobilisée ne compte pas. Une pastille rouge (« 2 sous leur tarif net ») ou jaune (« sous leur plancher ») signale une catégorie dont un prix descend trop bas pour certaines voitures.

Le crayon d’une catégorie modifie sa fiche : nom, description, voitures. Une catégorie qui a déjà des locations ne se supprime pas : décochez Visible dans le catalogue pour la masquer.

Les photos du catalogue

Cliquez le nom d’une catégorie pour ouvrir sa page. En haut, la carte Photos du catalogue montre les photos que vos clients voient en ligne, dans l’ordre. La première est la Couverture : c’est elle qui s’affiche sur la carte de la catégorie.

1. Cliquez Ajouter des photos.
2. Choisissez parmi les photos des voitures de la catégorie (celles de leurs fiches, voir Véhicules), ou envoyez-en depuis votre appareil avec Choisir. Puis Continuer.
3. Pour chaque photo, Flot Pilot encadre les plaques qu’il a repérées. Vérifiez : tirez sur la photo pour encadrer une plaque oubliée, la croix d’un cadre le retire. Puis Flouter et ajouter, ou Passer pour laisser cette photo de côté.

Seule la photo du catalogue est floutée : la photo de la voiture garde sa plaque sur sa fiche, dans la console. Les flèches d’une photo la déplacent dans l’ordre, la croix la retire du catalogue. Une catégorie a douze photos au plus.

Le tarif d’une catégorie et son barème

Cliquez le nom d’une catégorie pour ouvrir sa page.

• Tarif public : le prix par jour affiché au client, et la Caution.
• Barème dégressif : les prix selon la durée. Choisissez Barème du parc (celui des règles, plus bas) ou Barème propre. Chaque palier dit À partir de combien de jours il s’applique, puis une Réduction en % ou un Prix / jour : tapez l’un, l’autre se calcule. Une réduction suit le tarif public quand il change ; un prix tapé reste fixe. Ajouter un palier en ajoute un, la croix le retire.
• Les voitures : pour chaque palier, Flot Pilot vérifie le prix contre le coût de chaque voiture de la catégorie. Une coche verte : tout va bien. Une pastille rouge : des voitures passent sous leur tarif net (leur prix partenaire plus la provision pour aléas). Une pastille jaune : sous leur plancher (le tarif net plus la commission d’apport minimale). Cliquez la pastille pour voir les plaques et les écarts.
• La carte Voitures liste chaque voiture avec son tarif public, son tarif net et son plancher. Prix propre marque une voiture qui a son propre tarif (voir Véhicules).

Dès qu’un prix change, une barre Modifications non enregistrées apparaît en bas. Choisissez À partir du : aujourd’hui, le changement s’applique tout de suite ; plus tard, il attend sa date et un bandeau Prévu le… le rappelle, avec Annuler ce changement. Puis Enregistrer.

Une location déjà saisie garde son prix : changer la grille ne touche que les locations à venir.

Historique, en haut de la page, montre qui a changé les prix de la catégorie, quoi, et à partir de quand.

Les règles de location

La carte Règles de location fixe ce qui s’applique à toutes les catégories, une règle par ligne. Modifier ouvre la règle, avec un exemple qui se met à jour pendant que vous la réglez.

• Formules : Sans chauffeur, Avec chauffeur, ou les deux.
• Lieux de remise : vos agences ou points de remise, un par ligne, huit au plus.
• Kilomètres compris : le forfait par jour et le prix du kilomètre au-delà. Zéro km par jour veut dire kilométrage illimité.
• Prix du chauffeur : le prix proposé pour le chauffeur, par jour, et Marge par jour, ce que le parc garde sur ce prix. Le reste revient au chauffeur : à 15 000 F avec 5 000 F de marge, le chauffeur touche 10 000 F par jour. Sans marge, tout le prix lui revient.
• Barème dégressif : le barème du parc, que chaque catégorie suit tant qu’elle n’a pas le sien. Il se règle comme celui d’une catégorie.
• Arrondi : Aucun, 100 F, 500 F ou 1 000 F. Le prix par jour d’un palier en % s’arrondit au plus proche (38 250 F devient 38 500 F au 500 F).
• Provision pour aléas : un Montant par jour ou un Pourcentage du prix partenaire, pour les amendes et petits frais qu’on ne récupère pas. Elle entre dans le tarif net des voitures.
• Commission d’apport minimale : ce qu’un apporteur d’affaires touche au moins par jour. Elle fait le plancher des voitures.
• Validité d’un devis : le nombre de jours pendant lesquels une demande garde son prix. Au-delà, sa fiche propose le tarif du jour (voir Locations).

Ces règles préremplissent le prix d’une nouvelle location. Vous gardez la main : le prix se négocie location par location.

La journée de location

Dans la carte Règles de location, la ligne Journée de location dit comment se comptent les jours facturés :

• Par date (d’office) : le jour du départ et le jour du retour comptent tous les deux. Prise lundi à 18 h, rendue mardi à 10 h : 2 jours.
• Par 24 h : chaque tranche de 24 h entamée depuis l’heure de départ compte pour une journée. Prise lundi à 18 h, rendue mardi à 10 h : 1 jour. La tolérance est celle du Retard de restitution : avec 1 h de tolérance, une voiture prise lundi à 10 h et rendue mercredi à 10 h 30 compte 2 jours.

Par 24 h, l’Unité comptée dit la finesse du compte : Au jour (d’office), À la demi-journée (tranches de 12 h) ou Au quart de journée (tranches de 6 h). Une tranche entamée est due, et une location compte toujours au moins une journée. Sans tolérance, une voiture prise le 12 à 12 h et rendue le 13 à 13 h compte 2 jours au jour, 1 jour et demi à la demi-journée, 1 jour et quart au quart. Le prix d’un jour se coupe d’autant : 1 jour et demi à 30 000 F, 45 000 F. Un retard compté en journées se compte lui aussi par tranches, jusqu’à l’heure du retour.

Par 24 h, une location sans heure de départ ou de retour compte ses nuits : du 12 au 14, 2 jours.

La règle s’applique aux locations créées ensuite. Chaque location garde celle de sa création : changer la règle ne refait pas le prix des locations déjà saisies.

Le carburant et les dommages

Dans la carte Règles de location, sous Au retour :

• Carburant manquant : Au quart de réservoir, un prix fixe par quart qui manque au retour, proposé tout seul d’après l’état des lieux. Ou Au ticket du plein : votre équipe fait le plein et tape le montant du ticket sur la fiche de la location ; le client paie ce montant plus vos Frais de service (un pourcentage), jamais moins que le montant Au moins. Avec 25 % et 10 000 F au moins, un plein de 20 000 F coûte 30 000 F au client.
• Dommages et franchise : sans Franchise, le client paie chaque dommage chiffré. Avec une franchise, le montant tapé pour un dommage est le prix de la réparation, et le client paie au plus la franchise sur toute la location. Au-delà, deux lignes s’ajoutent toutes seules : l’Immobilisation exigible (des jours au prix par jour de la location, réglables sur la fiche jusqu’à Immobilisation au plus) et les Frais de dossier.

Le modèle de conditions générales reprend ces règles dans ses articles Carburant et kilomètres et Dommages, vol et accident.

Numéros de location

Dans la carte Numéros de location :

• Préfixe : par exemple « LOC », sans espace ;
• Prochain numéro ;
• Chiffres au minimum : complète avec des zéros, « 0042 » pour 4 chiffres ;
• L’année dans le numéro : ajoute l’année, et le compteur repart à 1 en janvier.

L’aperçu affiche la prochaine location, par exemple LOC2026-0042. Si ce numéro est déjà pris, Flot Pilot vous dit lequel sera utilisé.

Le numéro est pris dès la création de la location, demande en ligne comprise. C’est aussi la référence que reçoit le client.

Équipements des voitures

La liste des équipements qu’un client peut demander, rangée par groupe. Décochez ceux que votre parc ne propose pas : ils disparaissent des fenêtres, et les voitures qui les ont les gardent. Ajouter un équipement (avec son Groupe) ajoute le vôtre ; décoché, il quitte la liste. Cliquez Enregistrer.

Voitures hors parc

La carte Voitures hors parc tient le carnet des voitures que vous empruntez à d’autres agences : le Fournisseur, la Plaque et le Modèle. Retirer sort une voiture du carnet, Remettre l’y fait revenir.

Une voiture entre aussi au carnet quand vous la saisissez pour la première fois dans une location. Les fournisseurs se créent dans la Caisse.

Les factures

La carte Factures règle :

• l’en-tête : Raison sociale, Téléphone, IFU, RCCM, Email, Adresse et Bas de facture ;
• la numérotation : Préfixe des numéros (« F » d’office), Prochain numéro, Chiffres au minimum et l’année dans le numéro.

L’aperçu affiche le numéro de la prochaine facture.

Pour la facture normalisée e-MECeF, branchez l’intégration dans Intégrations.

Le catalogue en ligne

Avec la sous-option Catalogue en ligne du module, vos clients consultent vos offres et demandent un devis sur une page à votre nom.

La carte Le lien de votre catalogue donne l’adresse à partager, avec Copier. Changer le lien en crée un nouveau : l’ancien cesse de marcher.

Vous y réglez aussi les textes de la page : le Titre, la Phrase sous le titre, le Message après l’envoi et le WhatsApp de l’écran final, le numéro auquel le client peut vous écrire.

Le client choisit ses dates, sa formule et le lieu de prise du véhicule, voit les catégories libres et leur devis (barème de la durée, kilomètres inclus, caution sans chauffeur), puis envoie son nom et son téléphone. La demande arrive dans le groupe Demandées des Locations.

Le catalogue en ligne ne propose ni livraison ni heure de départ : vous les ajoutez en modifiant la location.

Voir le catalogue, en haut de l’écran, ouvre la page telle que vos clients la voient.

Pour mettre le catalogue à votre propre adresse (www.monsite.com), voir Domaines.

Si la sous-option est coupée dans Modules, un bandeau vous le signale et le lien ne s’ouvre plus.