Contrats et affectations

Confier un véhicule à un chauffeur est un seul geste, qui se fait là où vous êtes : sur la fiche du chauffeur, sur celle du véhicule ou depuis leurs listes. Il n’y a pas d’entrée « Contrats » dans la barre latérale.

Les quatre mots du contrat

Ce sont les mêmes partout dans la console, et il vaut la peine de les distinguer une fois :

Mot	Ce qu’il désigne
Régime	Qui paie qui : Location (le chauffeur verse au parc) ou Salarié (le parc le paie, il remet la recette).
Formule	Comment l’objectif se calcule : versement journalier, versement hebdomadaire, pourcentage de la recette, location-vente.
Conditions	La formule, le montant, les jours de repos, la caution et la pénalité de retard d’un contrat précis.
Modèle	Des conditions enregistrées sous un nom, pour les réutiliser. Facultatif.

Contrat ou affectation

Les mots changent selon le module Location :

• Avec le module Location, le parc signe des contrats. Le chauffeur est en Location et verse au parc, ou il est Salarié.
• Sans le module Location, le parc fait des affectations. Tous les chauffeurs sont salariés : ils remettent la recette et ne doivent rien.

Dans les deux cas, le véhicule passe En service et l’état des lieux de remise est enregistré au même moment.

Confier un véhicule

Ouvrez le formulaire depuis l’un de ces endroits :

• la fiche d’un chauffeur sans véhicule, onglet Contrat et véhicule, bouton Nouveau contrat (ou Affecter un véhicule) ;
• la liste Chauffeurs, menu ⋯ d’une ligne, Affecter un véhicule ;
• la liste Véhicules, menu ⋯ d’une ligne sans chauffeur, Affecter un chauffeur ;
• la fiche d’un véhicule sans chauffeur, badge Affecter un chauffeur.

Puis :

1. Choisissez le Chauffeur et le Véhicule. Seuls les chauffeurs qui ne conduisent pas déjà et les véhicules libres sont proposés.
2. Avec le module Location, choisissez le Régime : Location ou Salarié.
3. En Location, remplissez les Conditions. Elles arrivent déjà réglées sur le versement journalier avec repos le dimanche : le plus souvent, il n’y a que le Montant du versement à taper.
   • Formule : le rythme de l’objectif. La phrase sous le champ dit ce que la formule choisie calcule.
   • Montant du versement (ou Part du parc au pourcentage).
   • Jours de repos, caution et pénalité : ce lien déplie les trois champs restants, dont le résumé s’affiche juste en dessous quand ils sont repliés.
   • Modèle : si le parc en a enregistré, cette liste remplit tous les champs d’un coup. Elle n’apparaît pas tant qu’aucun modèle n’existe, et rien n’oblige à en passer par là.
4. Remplissez l’État des lieux à la remise : la date de Début, le Compteur (km), le niveau de Carburant, puis cochez l’équipement présent et décrivez les Dégâts constatés.
5. En Location, indiquez la Caution encaissée (la caution prévue par les conditions est proposée) et son moyen de paiement.
6. Cliquez Signer le contrat (ou Affecter).

Les conditions sont recopiées dans le contrat à la signature : il les garde telles quelles, même si le modèle dont elles viennent change plus tard. Un modèle repris sans rien y toucher laisse son nom au contrat, et le perd dès qu’un montant est ajusté.

Un chauffeur Suspendu à qui vous confiez un véhicule redevient Actif.

Les formules de versement

• Versement journalier : un montant dû chaque jour, sauf les jours de repos.
• Versement hebdomadaire : un montant dû chaque lundi, pour la semaine. Une semaine entamée (un contrat qui commence jeudi ou finit mardi) se paie au prorata de ses jours travaillés : 30 000 F par semaine avec le dimanche en repos, un contrat qui commence jeudi doit 15 000 F la première semaine. Un jour de repos le lundi ne supprime pas la semaine.
• Pourcentage de la recette : une part de la recette déclarée. Cette formule n’a pas d’objectif tant que la recette Yango n’arrive pas dans Flot Pilot.
• Location-vente : le chauffeur verse chaque jour, une part de chaque versement rembourse le véhicule, et celui-ci lui revient au terme. Cette formule demande deux champs de plus, le Prix du véhicule et la Part capital par versement ; la console en déduit le nombre de versements et la durée, par exemple « 600 versements, soit environ 23 mois à 6 jours par semaine ».

Les jours de repos ne sont pas dus, et un jour où le parc a réduit le versement ne demande que ce qui reste. Voir Réduire le versement.

Modifier les conditions

Le montant change, le chauffeur passe à un autre jour de repos, la formule n’est plus la même : inutile de refaire le contrat.

1. Sur la fiche du chauffeur, onglet Contrat et véhicule, cliquez Modifier dans la carte Contrat en cours.
2. Choisissez la date À partir du : les nouvelles conditions comptent dès ce jour, les anciennes jusqu’à la veille.
3. Ajustez les conditions, qui arrivent remplies avec celles en vigueur, puis cliquez Enregistrer.

La carte garde la trace des Conditions successives, avec la personne qui les a saisies : la dette de chaque jour se calcule sur les conditions de ce jour-là. Choisir comme date le jour où les conditions en vigueur ont commencé les corrige au lieu d’en ajouter de nouvelles, pour un montant mal tapé à la signature par exemple. L’ancienne saisie reste dans la liste, barrée, avec la date de la correction et son auteur.

Un contrat sans conditions

Un contrat signé sans conditions (une reprise de parc, par exemple) ne demande rien au chauffeur : sa carte le signale en orange. Cliquez Poser les conditions : elles comptent à partir du début du contrat par défaut, ou d’une date plus tardive si vous la choisissez.

L’équipement vérifié à l’état des lieux

La même liste sert à la remise et à la restitution : roue de secours, cric et manivelle, triangle de signalisation, extincteur, gilet réfléchissant, carte grise à bord, attestation d’assurance, poste radio, tapis complets. Tout est coché par défaut : décochez ce qui manque.

Faire l’état des lieux après coup

Un véhicule confié sans état des lieux (une reprise de parc, par exemple) déclenche une alerte dans Aujourd’hui. Sur la fiche du chauffeur, un bandeau le rappelle : c’est la seule pièce qui dira, au retour, dans quel état était le véhicule.

1. Sur la fiche du chauffeur, cliquez Le faire maintenant.
2. Indiquez la Date de la remise (le jour où le véhicule a été confié, pas celui de la saisie), le Compteur (km) et le Carburant.
3. Cochez l’équipement, décrivez les Dégâts constatés et cliquez Enregistrer.

Changer un chauffeur de véhicule

Le chauffeur rend son véhicule et en reçoit un autre le même jour. Son contrat continue sur l’autre véhicule.

1. Sur sa fiche, menu ⋯, Changer de véhicule (ou bouton Changer dans l’onglet Contrat et véhicule).
2. Choisissez le Véhicule qu’il reçoit et la Date du changement.
3. Pour un chauffeur en Location, choisissez Garder les conditions en cours ou Changer les conditions (vous saisissez alors les nouvelles, appliquées dès le changement).
4. Remplissez les deux états des lieux côte à côte : Il rend et Il reçoit.
5. Cliquez Changer de véhicule.

Rien n’est à rendre ni à encaisser : la caution reste détenue et la dette le suit. Le jour du changement n’est dû qu’une fois.

Note

Un chauffeur en location-vente achète un véhicule précis : on ne peut pas le changer de véhicule. Clôturez d’abord son contrat.

Clôturer un contrat ou reprendre le véhicule

La clôture réunit trois décisions : l’état des lieux de restitution, ce que devient le chauffeur et le sort de la caution.

1. Sur la fiche du chauffeur, menu ⋯, Clôturer le contrat (ou Reprendre le véhicule pour un salarié). Le même geste existe dans la vue d’ensemble des contrats.
2. Indiquez la Fin du contrat (ou Date de reprise), le Compteur de restitution et le Carburant.
3. Faites l’État des lieux à la restitution et décrivez les Dégâts constatés en comparant avec la remise.
4. Dans Le chauffeur, choisissez :
   • Reste au parc (changement de véhicule) : il reste actif, sans véhicule ;
   • Quitte le parc : il passe au statut Parti, avec le Motif du départ.
5. Si une caution est détenue, indiquez la Caution rendue et le Moyen du remboursement. Quand le chauffeur doit encore de l’argent, l’écran propose un montant net : la caution moins la dette restante.
6. Cliquez Clôturer (ou Reprendre).

Le véhicule repasse Disponible. La clôture fige le contrat mais n’efface pas la dette : elle reste au journal et sur la fiche du chauffeur.

La vue d’ensemble des contrats

Dans Véhicules, le bouton Contrats (ou Affectations) ouvre la liste de tous les contrats, en cours et terminés. C’est un rapport : on l’ouvre pour regarder l’ensemble, pas pour y travailler chaque jour.

• Les onglets En cours, Terminés et Tous filtrent la liste. La recherche porte sur le chauffeur, la plaque et le modèle de contrat.
• Chaque ligne donne le chauffeur, le véhicule, la formule, le montant, la période et, pour un contrat en cours, le solde du chauffeur. État des lieux manquant signale une remise sans état des lieux.
• Le menu ⋯ d’une ligne ouvre la Fiche chauffeur ou la Fiche véhicule, et permet de clôturer un contrat en cours.
• Modèles ouvre les modèles de contrat, et Nouveau contrat le formulaire décrit plus haut. Un contrat dont les conditions ont été saisies à la main, sans modèle, s’affiche comme Sur mesure.
• Cochez des lignes puis cliquez Exporter pour obtenir un fichier CSV.

Qui peut faire quoi

• Le Gérant et le Superviseur confient, changent et reprennent les véhicules, font les états des lieux, réduisent les versements et modifient les conditions.
• Le Gérant et le Superviseur saisissent les conditions d’un contrat ; seul le Gérant enregistre des modèles.
• Le Comptable consulte sans rien modifier.