Contrats et affectations

Confier un véhicule à un chauffeur est un seul geste, qui se fait là où vous êtes : sur la fiche du chauffeur, sur celle du véhicule ou depuis leurs listes. Il n’y a pas d’entrée « Contrats » dans la barre latérale.

Contrat ou affectation

Les mots changent selon le module Location :

• Avec le module Location, le parc signe des contrats. Le chauffeur loue le véhicule et verse selon une formule, ou il est salarié.
• Sans le module Location, le parc fait des affectations. Tous les chauffeurs sont salariés : ils remettent la recette et ne doivent rien.

Dans les deux cas, le véhicule passe En service et l’état des lieux de remise est enregistré au même moment.

Confier un véhicule

Ouvrez le formulaire depuis l’un de ces endroits :

• la fiche d’un chauffeur sans véhicule, onglet Contrat et véhicule, bouton Nouveau contrat (ou Affecter un véhicule) ;
• la liste Chauffeurs, menu ⋯ d’une ligne, Affecter un véhicule ;
• la liste Véhicules, menu ⋯ d’une ligne sans chauffeur, Affecter un chauffeur ;
• la fiche d’un véhicule sans chauffeur, badge Affecter un chauffeur.

Puis :

1. Choisissez le Chauffeur et le Véhicule. Seuls les chauffeurs qui ne conduisent pas déjà et les véhicules libres sont proposés.
2. Avec le module Location, dites ce que fait Ce chauffeur :
   • Verse au parc : il loue le véhicule et verse selon une formule ;
   • Est payé par le parc : il est salarié, il remet la recette et ne doit rien.
3. S’il verse au parc, choisissez la Formule, c’est-à-dire un modèle de contrat. Le rythme, le montant et les jours de repos s’affichent sous la liste. S’il n’existe encore aucun modèle, suivez le lien Créer le premier modèle : voir Modèles de contrat.
4. Remplissez l’État des lieux à la remise : la date de Début, le Compteur (km), le niveau de Carburant, puis cochez l’équipement présent et décrivez les Dégâts constatés.
5. S’il verse au parc, indiquez la Caution encaissée (le montant du modèle est proposé) et son moyen de paiement.
6. Cliquez Signer le contrat (ou Affecter).

Les conditions du modèle sont recopiées dans le contrat à la signature : le contrat les garde telles quelles.

Un chauffeur Suspendu à qui vous confiez un véhicule redevient Actif.

Les formules de versement

• Versement journalier : un montant dû chaque jour, sauf les jours de repos.
• Versement hebdomadaire : un montant dû chaque lundi.
• Pourcentage de la recette : une part de la recette déclarée. Cette formule n’a pas d’objectif tant que la recette Yango n’arrive pas dans Flot Pilot.
• Location-vente : chaque versement construit du capital, et le véhicule revient au chauffeur au terme.

Les jours de repos ne sont pas dus, pas plus que les jours d’une suspension d’objectif. Voir Chauffeurs.

L’équipement vérifié à l’état des lieux

La même liste sert à la remise et à la restitution : roue de secours, cric et manivelle, triangle de signalisation, extincteur, gilet réfléchissant, carte grise à bord, attestation d’assurance, poste radio, tapis complets. Tout est coché par défaut : décochez ce qui manque.

Faire l’état des lieux après coup

Un véhicule confié sans état des lieux (une reprise de parc, par exemple) déclenche une alerte dans l’Inbox. Sur la fiche du chauffeur, un bandeau le rappelle : c’est la seule pièce qui dira, au retour, dans quel état était le véhicule.

1. Sur la fiche du chauffeur, cliquez Le faire maintenant.
2. Indiquez la Date de la remise (le jour où le véhicule a été confié, pas celui de la saisie), le Compteur (km) et le Carburant.
3. Cochez l’équipement, décrivez les Dégâts constatés et cliquez Enregistrer.

Changer un chauffeur de véhicule

Le chauffeur rend son véhicule et en reçoit un autre le même jour. Son contrat continue sur l’autre véhicule.

1. Sur sa fiche, menu ⋯, Changer de véhicule (ou bouton Changer dans l’onglet Contrat et véhicule).
2. Choisissez le Véhicule qu’il reçoit et la Date du changement.
3. Pour un chauffeur en location, choisissez Garder la formule en cours ou Changer de formule (vous choisissez alors un autre modèle, appliqué dès le changement).
4. Remplissez les deux états des lieux côte à côte : Il rend et Il reçoit.
5. Cliquez Changer de véhicule.

Rien n’est à rendre ni à encaisser : la caution reste détenue et la dette le suit. Le jour du changement n’est dû qu’une fois.

Note

Un chauffeur en location-vente achète un véhicule précis : on ne peut pas le changer de véhicule. Clôturez d’abord son contrat.

Clôturer un contrat ou reprendre le véhicule

La clôture réunit trois décisions : l’état des lieux de restitution, ce que devient le chauffeur et le sort de la caution.

1. Sur la fiche du chauffeur, menu ⋯, Clôturer le contrat (ou Reprendre le véhicule pour un salarié). Le même geste existe dans la vue d’ensemble des contrats.
2. Indiquez la Fin du contrat (ou Date de reprise), le Compteur de restitution et le Carburant.
3. Faites l’État des lieux à la restitution et décrivez les Dégâts constatés en comparant avec la remise.
4. Dans Le chauffeur, choisissez :
   • Reste au parc (changement de véhicule) : il reste actif, sans véhicule ;
   • Quitte le parc : il passe au statut Parti, avec le Motif du départ.
5. Si une caution est détenue, indiquez la Caution rendue et le Moyen du remboursement. Quand le chauffeur doit encore de l’argent, l’écran propose un montant net : la caution moins la dette restante.
6. Cliquez Clôturer (ou Reprendre).

Le véhicule repasse Disponible. La clôture fige le contrat mais n’efface pas la dette : elle reste au journal et sur la fiche du chauffeur.

La vue d’ensemble des contrats

Dans Véhicules, le bouton Contrats (ou Affectations) ouvre la liste de tous les contrats, en cours et terminés. C’est un rapport : on l’ouvre pour regarder l’ensemble, pas pour y travailler chaque jour.

• Les onglets En cours, Terminés et Tous filtrent la liste. La recherche porte sur le chauffeur, la plaque et le modèle de contrat.
• Chaque ligne donne le chauffeur, le véhicule, la formule, le montant, la période et, pour un contrat en cours, le solde du chauffeur. État des lieux manquant signale une remise sans état des lieux.
• Le menu ⋯ d’une ligne ouvre la Fiche chauffeur ou la Fiche véhicule, et permet de clôturer un contrat en cours.
• Modèles ouvre les modèles de contrat, et Nouveau contrat le formulaire décrit plus haut.
• Cochez des lignes puis cliquez Exporter pour obtenir un fichier CSV.

Qui peut faire quoi

• Le Gérant et le Superviseur confient, changent et reprennent les véhicules, font les états des lieux et suspendent les objectifs.
• Seul le Gérant crée les modèles de contrat.
• Le Comptable consulte sans rien modifier.