Locations

Le module Location aux clients sert aux loueurs : une agence, une société qui loue avec chauffeur à des entreprises, un parc qui gère des voitures pour leurs propriétaires. Chaque location suit le même chemin, de la demande du client jusqu’au retour de la voiture, avec son prix, ses encaissements et sa facture.

Il ne faut pas le confondre avec la Location aux chauffeurs, où un chauffeur prend un véhicule et paie un versement. Voir Contrats et affectations.

Avant de commencer

• Le module Location aux clients est disponible avec la formule Plus. Voir Modules et formules.
• Votre catalogue doit avoir au moins une offre active, sinon le bouton Nouvelle location reste grisé. Voir Réglages de la location.
• Le Gérant et le Superviseur tiennent les locations, les factures et le calendrier. Le Comptable n’y a pas accès : il lit les recettes au journal et les chiffres de location sur les fiches des clients.

Une fois le module activé, Locations et Planification apparaissent dans la barre latérale. Le nombre à côté de Locations compte les demandes à traiter. Locations ouvre un sous-menu : Locations (la liste), Factures et Remplacements.

Lire l’écran Locations

En haut, ce qui reste à encaisser, et le bouton Nouvelle location.

Deux onglets :

• Toutes : toutes les locations, groupées par état (voir plus bas). C’est la vue d’ouverture : les retards, les demandes, les réservées et les locations en cours y ont chacun leur groupe ;
• À encaisser : les locations dont le client doit encore de l’argent, le plus gros reste en tête, qu’elles soient en cours ou déjà rendues.

Chaque ligne donne le Client (avec le numéro de la location), le Véhicule (avec l’offre et le chauffeur), le Départ, le Retour, l’État et le Reste à encaisser. Une location en cours après sa date de retour affiche En retard.

Les groupes

Dans Toutes, les locations sont rangées par état : En retard, Demandées, Réservées, En cours, Rendues, Annulées. Chaque groupe a sa barre, avec le nombre de locations :

• un clic sur la barre replie ou déplie le groupe. Les rendues et les annulées arrivent repliées, et se lisent de la plus récente à la plus ancienne. Vos groupes repliés restent sur votre appareil, sans changer ce que voient vos collègues ;
• la case de la barre coche tout le groupe, par exemple pour faire une facture ;
• une recherche ouvre tous les groupes ;
• un groupe montre ses 30 premières locations, puis Afficher 30 de plus ajoute les suivantes.

Pour grouper autrement, ouvrez Affichage (l’icône à droite, au-dessus de la liste) et choisissez Grouper par : État, Formule, Payée par, Suivie par, Chauffeur, Demande… ou Sans groupe. Le tri s’applique dans chaque groupe. Une vue groupée s’enregistre comme les autres, avec Enregistrer en nouvelle vue. Le même menu groupe les autres listes de la console : les véhicules par statut, les contrats par type…

Cliquez une ligne pour ouvrir la fiche de la location.

Saisir une location

1. Cliquez Nouvelle location.
2. Dans Client, tapez un nom ou un numéro et choisissez le client dans la liste. S’il n’y est pas, choisissez Nouveau client et donnez son nom et son téléphone.
3. Réglez le Départ et le Retour : la date, l’heure, et la remise ou la reprise, À l’agence ou en Livraison et Récupération chez le client (avec le convoyeur et les frais).
4. Choisissez le Véhicule : une offre de votre catalogue, rangée par carrosserie (berline, SUV, 4x4…), avec le nombre de voitures libres sur vos dates. Dans Voiture, prenez une voiture précise ou laissez À choisir plus tard. Pour une voiture empruntée à une autre agence, choisissez Voiture hors parc (voir plus bas). Si le client demande une voiture précise par son aspect, cochez ses Demandes du client sous la voiture (Équipements : vitres teintées, toit ouvrant, climatisation…). La fenêtre Choisir une voiture les rappelle, met devant les voitures qui ont tout et dit ce qui manque aux autres (« sans toit ouvrant »). Ses filtres Couleur, Places et Boîte écartent les voitures qui ne vont pas.
5. Choisissez la Formule, avec ou sans chauffeur, et le Chauffeur si vous le connaissez déjà.
6. Le Prix par jour HT arrive rempli depuis la grille : le tarif public de la catégorie, ou le prix propre de la voiture choisie, au palier du barème que la durée atteint. Changez-le si vous avez négocié ; le total se met à jour (voir la section suivante).
7. Sous Plus d’options : Payée par (le client, ou l’entreprise qui paie, qui ajoute la TVA), Suivie par, Reçue par, les lignes ajoutées, la TVA et les Notes.
8. Cliquez Enregistrer la location.

Saisie au bureau, la location est confirmée d’office et tient sa voiture : si plus aucune voiture de l’offre n’est libre sur ces dates, ou si la voiture choisie est déjà louée, l’enregistrement est refusé. Seules les demandes du catalogue en ligne passent par le groupe Demandées.

Astuce

Le plus rapide pour louer une voiture précise : depuis le calendrier, glissez sur ses jours. La fenêtre s’ouvre avec l’offre, les dates et la voiture déjà remplies. Voir Le calendrier des véhicules.

Le prix

Le prix du catalogue n’est qu’un point de départ : à chaque location, c’est le prix négocié avec le client qui compte.

• Véhicule, prix par jour HT : prérempli avec le prix de la grille, au palier de la durée. Le tarif public reste affiché dessous (« Tarif public : 45 000 F par jour, 38 500 F dès 7 jours »). Modifiez-le librement. La location garde le tarif public et le palier du jour de la saisie : la grille peut changer ensuite sans toucher à son prix.
• Chauffeur, prix par jour HT : avec chauffeur, prérempli avec le prix de vos règles.
• Ajouter une ligne : une ligne Carburant, Commission ou Supplément, avec un libellé et un montant HT. Vingt lignes au plus.
• TVA 18 % : cochée d’office quand une entreprise paie, décochée pour un particulier. Vous la changez à la main.

D’office, les jours se comptent par date, comme chez un loueur : le jour du départ et le jour du retour comptent tous les deux. Du 1er au 3, trois jours. Une voiture rendue le jour même compte un jour. Vous pouvez aussi compter par tranches de 24 h, depuis l’heure du départ : voir La journée de location.

Le récapitulatif affiche le total hors taxes, la TVA et le Total à payer.

Confirmer, remettre les clés, reprendre la voiture

Le bouton du bas de la fiche fait avancer la location d’une étape à la fois.

Confirmer la location

1. Sur une demande, cliquez Confirmer la location.
2. Choisissez la Voiture maintenant, ou laissez À choisir à la remise. Avec chauffeur, choisissez aussi le Chauffeur, ou plus tard.

Flot Pilot vérifie qu’un exemplaire de l’offre reste libre sur ces dates. Une voiture choisie doit être de l’offre, en état de partir et libre.

Le bouton Refuser annule la demande.

Remettre les clés

1. Cliquez Remettre les clés.
2. Choisissez la Voiture remise (obligatoire) et, si vous le souhaitez, le Compteur au départ (km).

La location passe En cours. Tant qu’elle roule, vous pouvez encore changer de voiture ou de chauffeur.

Reprendre la voiture

1. Cliquez Reprendre la voiture.
2. Saisissez si vous le souhaitez le Compteur au retour (km).

La location passe Rendue. Avec les deux compteurs, les kilomètres au-delà du forfait s’ajoutent au prix, sur une ligne Km en plus, et le compteur de la fiche du véhicule avance.

Sur la fiche de la location rendue, la partie du prix montre ce qui reste à chiffrer :

• un Dommage relevé au retour : tapez son montant puis Ajouter. Avec une franchise, tapez le prix de la réparation : le client n’en paie que ce qui reste de la franchise. Quand les réparations la dépassent, les lignes Immobilisation de la voiture et Frais de dossier du sinistre s’ajoutent ; changez les jours d’immobilisation sur leur ligne, puis Changer ;
• le Carburant manquant, quand vos règles le facturent au ticket : tapez le Montant du plein puis Ajouter, les frais de service s’ajoutent.

La croix d’une ligne la retire du prix ; elle ne revient pas. Ces règles se fixent dans Réglages de la location.

Annuler

Une location Demandée ou Confirmée s’annule, avec sa raison : le client s’est désisté, il est parti chez une autre agence, son budget, un report, plus de voiture libre, ou autre. Une location en cours ne s’annule pas.

Si de l’argent a déjà été encaissé, l’annulation ne le rend pas : annulez l’encaissement si vous remboursez le client.

Modifier une location

Le bouton Modifier de la section Prix change les dates, la formule, le départ et le retour, les prix, les lignes, la TVA, l’entreprise qui paie, les notes et Suivie par. C’est ainsi qu’on prolonge une location ou qu’on la termine plus tôt.

• Des dates qui bougent doivent laisser la voiture libre.
• Le total ne descend jamais sous ce qui est déjà encaissé.
• Une location facturée ne change plus de prix : annulez d’abord sa facture.

Le client et l’offre ne se changent pas. La voiture se change par les boutons d’étape.

Encaisser

1. Dans la section Reste à payer, cliquez Encaisser.
2. Le Montant est prérempli avec le reste ; un acompte ou un paiement partiel se saisit de la même façon.
3. Choisissez la Date et le Moyen : Espèces, MTN MoMo, Moov Money, Celtiis Cash ou Virement. Ajoutez une note si besoin (acompte, référence du virement).
4. Enregistrez.

La voiture doit être choisie avant d’encaisser : l’argent de la location revient à sa part.

Chaque encaissement entre au journal de la Caisse comme une recette de location, réparti entre les parts du prix (véhicule, chauffeur, carburant, commission, suppléments), chacune sur la voiture. La TVA est notée à part et ne compte pas comme une recette.

Un encaissement saisi par erreur s’annule avec sa croix : ses écritures sont contre-passées et le reste à payer revient.

Facturer

Une facture peut réunir plusieurs locations d’un même payeur : la même entreprise, ou le même client.

1. Dans la liste, cochez les locations.
2. Cliquez Faire la facture.
3. Choisissez la Date de la facture et, si besoin, l’Échéance (vide, elle suit les conditions de paiement de l’entreprise). Ajoutez une Note sur la facture.
4. Cliquez Émettre la facture. Le numéro est pris à ce moment et ne change plus.

Dans la barre latérale, Locations › Factures ouvre la liste : Émises, À encaisser, Annulées et Toutes, avec leur état (Payée, Reste, Échue). Ce qui est payé se lit sur les encaissements des locations : on encaisse sur la location, pas sur la facture.

Sur la page d’une facture :

• Imprimer ou PDF ouvre l’impression du navigateur ; choisissez « Enregistrer au format PDF » pour un fichier.
• Annuler la facture demande un motif. La facture garde son numéro et ses locations peuvent repartir sur une autre facture.

L’en-tête des factures (raison sociale, IFU, RCCM…) et leur numérotation se règlent dans Réglages de la location.

La facture normalisée e-MECeF

Au Bénin, une facture peut être normalisée auprès de la DGI. Il faut d’abord brancher l’intégration e-MECeF (DGI Bénin) dans Intégrations : IFU, mot de passe e-MECeF, régime fiscal (TVA ou TPS) et nom sur la facture. Voir Intégrations.

1. Sur une facture émise, cliquez Émettre la facture normalisée.
2. Choisissez le Moyen de paiement déclaré, proposé d’après les encaissements.

Au régime TVA, chaque location de la facture doit porter la TVA ; au régime TPS, aucune. L’IFU d’une entreprise cliente doit avoir 13 chiffres.

Une fois émise, la facture affiche son numéro, son Code MECeF et le lien PDF de la DGI. Si la réponse de la DGI se perd, la facture passe à vérifier : saisissez le numéro trouvé sur le portail, ou recommencez.

Pour annuler une facture normalisée, le bouton Émettre l’avoir et annuler émet l’avoir puis annule la facture.

Livraison et récupération

Dans la fenêtre de saisie, le départ peut se faire À l’agence ou en Livraison, et le retour À l’agence ou en Récupération.

• À l’agence, choisissez le lieu parmi ceux de vos réglages.
• En livraison ou en récupération, indiquez l’adresse, l’heure, le convoyeur (un chauffeur ou une personne de l’équipe) et les Frais de livraison ou Frais de récupération. Ces frais deviennent des lignes du prix.

Dans le calendrier, une icône de camion marque les livraisons et les récupérations. Le chauffeur convoyeur les voit dans son app.

Photos de la voiture

La section Photos de la voiture garde les photos de chaque passage de main :

• Sortie du parc, si la voiture est livrée ;
• Remise au client ;
• Reprise chez le client, si la voiture est récupérée ;
• Retour au parc.

Cliquez Ajouter pour envoyer une ou plusieurs photos. En cas de litige (une rayure, une pièce manquante), comparez les photos d’un moment à l’autre.

Une photo est une preuve : son auteur peut la retirer dans l’heure, ensuite seul le Gérant le peut.

Avec chauffeur

Avec la formule Avec chauffeur, la part chauffeur s’ajoute au prix. La ligne Au chauffeur dit ce que vous devez au chauffeur par jour : le prix du chauffeur moins la marge réglée dans Réglages › Location › Prix du chauffeur. Si vous changez le prix du chauffeur, la marge reste la même tant que vous ne touchez pas à la ligne Au chauffeur. Le résumé montre la Marge ; une marge sous zéro s’affiche en orange.

Prolongée ou raccourcie, la location garde la même paie par jour. Dans Modifier, Au forfait remplace la paie par jour par un montant fixe (une nuitée, un mois), et Par jour y revient.

Les demandes du client

Sur la fiche, la partie Demandes du client garde ce que le client a demandé. Ajouter coche ou décoche un équipement, enregistré aussitôt. Quand la voiture de la location n’a pas tout, la fiche le dit sous la liste.

Choisir un chauffeur libre

La liste des chauffeurs tient compte des dates et des heures de la location. Les chauffeurs Libres viennent d’abord. Viennent ensuite les chauffeurs Déjà pris, avec à droite ce qui les retient : une autre location où ils conduisent, ou une livraison ou une récupération (une heure avant et une heure après son heure). Les chauffeurs suspendus restent visibles en bas, sans pouvoir être choisis.

Vous pouvez quand même choisir un chauffeur déjà pris : la saisie l’écrit sous le champ, et la location s’enregistre. Tant que le conflit dure, la fiche de la location affiche Chauffeur déjà pris ailleurs, avec Changer de chauffeur et Voir la location qui le retient. Une location rendue, même plus tôt, ou annulée libère son chauffeur.

Sur la fiche, la section Chauffeur montre ce qui lui revient, la marge du parc et ce qui reste à payer. Payer le chauffeur enregistre son paiement, au journal comme une dépense de paie, sur le chauffeur et sur la voiture. Le chauffeur doit être choisi sur la location.

Sur la fiche du chauffeur, l’onglet Missions liste ses locations, ce qu’il a gagné et ce qui reste à lui payer. Dans l’app chauffeur, sa page Missions montre ses missions à venir, en cours et faites, ses livraisons et ce qu’il doit recevoir du parc, sans le client ni le prix. Voir App chauffeur.

Voitures hors parc

Quand vous louez la voiture d’une autre agence :

1. Dans Véhicule, choisissez Voiture hors parc…, puis une voiture de votre carnet ou Nouvelle voiture hors parc… (fournisseur, plaque, modèle).
2. Saisissez le prix par jour, obligatoire.
3. Indiquez le Coût d’achat : un pourcentage de la part voiture (100 % d’office), ou un montant fixe.

Sur la fiche, la section Fournisseur montre ce que vous lui devez. Payer le fournisseur l’enregistre au journal comme une dépense de location hors parc. Une voiture hors parc n’entre dans aucun relevé de propriétaire.

Les fournisseurs se gèrent dans la Caisse. Le carnet des voitures hors parc se tient dans Réglages de la location.

Le calendrier des véhicules

Planification, onglet Véhicules, montre qui loue quoi, voiture par voiture.

• Les voitures sont rangées par offre, puis hors catalogue et hors parc, avec le nombre de voitures libres.
• Les barres montrent les locations (confirmées, en cours, en retard), les demandes (qui ne bloquent pas), les voitures confiées à un chauffeur et celles au garage. Cliquez une barre pour ouvrir la location.
• La ligne À placer regroupe les demandes et locations qui n’ont pas encore de voiture.
• Libre du… au… estompe les voitures prises sur la période et ajoute un bouton Louer sur les libres.
• Choisissez 2 semaines ou Mois, Aujourd’hui, et les flèches pour avancer ou reculer.

Glissez sur les jours d’une voiture pour la louer : la fenêtre de saisie s’ouvre, déjà remplie.

Sur un téléphone, le calendrier devient une liste jour par jour : les départs, les livraisons, les retours, les récupérations et les retards.

Clients et entreprises

Les listes Clients et Entreprises affichent, pour chacun, ses Locations, leur Montant et le Reste dû. Sa fiche reprend ses locations et ses factures, avec un bouton Nouvelle location qui remplit le client, ou l’entreprise qui paie.

Les demandes du catalogue en ligne

Avec le Catalogue en ligne, vos clients choisissent leurs dates, voient les voitures libres et leur devis, puis envoient une demande. Elle arrive dans le groupe Demandées de l’onglet Toutes, sans TVA ; l’entreprise que le client a indiquée est dans les notes. Le client reçoit le numéro de la location comme référence et peut vous écrire sur WhatsApp. Aucun message ne lui est envoyé automatiquement : c’est vous qui le recontactez.

Sur la page Aujourd’hui, la carte Locations à confirmer liste les demandes en attente.

Une demande garde son prix le temps de la Validité d’un devis (7 jours d’office, dans Réglages de la location). Passé ce délai, si la grille donne aujourd’hui un autre prix, un bandeau le dit sur sa fiche : Mettre au tarif du jour reprend le prix de la grille. Le bandeau ne change rien de lui-même : un prix négocié reste tant que vous ne cliquez pas.

Les propriétaires

Si les voitures appartiennent à des propriétaires, ce que le client paie pour la part véhicule entre dans la recette de la voiture, donc dans le relevé de son propriétaire. Voir Propriétaires.

Ce qui n’existe pas encore

• La caution se règle par offre et s’affiche sur le devis en ligne, mais elle ne s’encaisse pas et ne se rend pas encore dans Flot Pilot.
• Pas de contrat de location à imprimer ni à signer.
• Aucun message (SMS, WhatsApp, e-mail) n’est envoyé au client à la confirmation.