# Contrats et affectations

Confier un véhicule à un chauffeur, faire l'état des lieux, changer de véhicule, clôturer un contrat et rendre la caution.

Confier un véhicule à un chauffeur est un seul geste, qui se fait là où vous êtes : sur la fiche du chauffeur, sur celle du véhicule ou depuis leurs listes. Il n'y a pas d'entrée « Contrats » dans la barre latérale.

## Contrat ou affectation

Les mots changent selon le module Location :

- **Avec le module Location**, le parc signe des **contrats**. Le chauffeur loue le véhicule et verse selon une formule, ou il est salarié.
- **Sans le module Location**, le parc fait des **affectations**. Tous les chauffeurs sont salariés : ils remettent la recette et ne doivent rien.

Dans les deux cas, le véhicule passe **En service** et l'état des lieux de remise est enregistré au même moment.

## Confier un véhicule

Ouvrez le formulaire depuis l'un de ces endroits :

- la fiche d'un chauffeur sans véhicule, onglet **Contrat et véhicule**, bouton **Nouveau contrat** (ou **Affecter un véhicule**) ;
- la liste **Chauffeurs**, menu **⋯** d'une ligne, **Affecter un véhicule** ;
- la liste **Véhicules**, menu **⋯** d'une ligne sans chauffeur, **Affecter un chauffeur** ;
- la fiche d'un véhicule sans chauffeur, badge **Affecter un chauffeur**.

Puis :

1. Choisissez le **Chauffeur** et le **Véhicule**. Seuls les chauffeurs qui ne conduisent pas déjà et les véhicules libres sont proposés.
2. Avec le module Location, dites ce que fait **Ce chauffeur** :
   - **Verse au parc** : il loue le véhicule et verse selon une formule ;
   - **Est payé par le parc** : il est salarié, il remet la recette et ne doit rien.
3. S'il verse au parc, choisissez la **Formule**, c'est-à-dire un modèle de contrat. Le rythme, le montant et les jours de repos s'affichent sous la liste. S'il n'existe encore aucun modèle, suivez le lien **Créer le premier modèle** : voir [Modèles de contrat](https://docs.flotpilot.com/settings/contracts/).
4. Remplissez l'**État des lieux à la remise** : la date de **Début**, le **Compteur (km)**, le niveau de **Carburant**, puis cochez l'équipement présent et décrivez les **Dégâts constatés**.
5. S'il verse au parc, indiquez la **Caution encaissée** (le montant du modèle est proposé) et son moyen de paiement.
6. Cliquez **Signer le contrat** (ou **Affecter**).

Les conditions du modèle sont recopiées dans le contrat à la signature : le contrat les garde telles quelles.

Un chauffeur **Suspendu** à qui vous confiez un véhicule redevient **Actif**.

## Les formules de versement

- **Versement journalier** : un montant dû chaque jour, sauf les jours de repos.
- **Versement hebdomadaire** : un montant dû chaque lundi.
- **Pourcentage de la recette** : une part de la recette déclarée. Cette formule n'a pas d'objectif tant que la recette Yango n'arrive pas dans Flot Pilot.
- **Location-vente** : chaque versement construit du capital, et le véhicule revient au chauffeur au terme.

Les jours de repos ne sont pas dus, pas plus que les jours d'une suspension d'objectif. Voir [Chauffeurs](https://docs.flotpilot.com/drivers/).

## L'équipement vérifié à l'état des lieux

La même liste sert à la remise et à la restitution : roue de secours, cric et manivelle, triangle de signalisation, extincteur, gilet réfléchissant, carte grise à bord, attestation d'assurance, poste radio, tapis complets. Tout est coché par défaut : décochez ce qui manque.

## Faire l'état des lieux après coup

Un véhicule confié sans état des lieux (une reprise de parc, par exemple) déclenche une alerte dans l'[Inbox](https://docs.flotpilot.com/inbox/). Sur la fiche du chauffeur, un bandeau le rappelle : c'est la seule pièce qui dira, au retour, dans quel état était le véhicule.

1. Sur la fiche du chauffeur, cliquez **Le faire maintenant**.
2. Indiquez la **Date de la remise** (le jour où le véhicule a été confié, pas celui de la saisie), le **Compteur (km)** et le **Carburant**.
3. Cochez l'équipement, décrivez les **Dégâts constatés** et cliquez **Enregistrer**.

## Changer un chauffeur de véhicule

Le chauffeur rend son véhicule et en reçoit un autre le même jour. Son contrat continue sur l'autre véhicule.

1. Sur sa fiche, menu **⋯**, **Changer de véhicule** (ou bouton **Changer** dans l'onglet **Contrat et véhicule**).
2. Choisissez le **Véhicule qu'il reçoit** et la **Date du changement**.
3. Pour un chauffeur en location, choisissez **Garder la formule en cours** ou **Changer de formule** (vous choisissez alors un autre modèle, appliqué dès le changement).
4. Remplissez les deux états des lieux côte à côte : **Il rend** et **Il reçoit**.
5. Cliquez **Changer de véhicule**.

Rien n'est à rendre ni à encaisser : la caution reste détenue et la dette le suit. Le jour du changement n'est dû qu'une fois.

:::note
Un chauffeur en location-vente achète un véhicule précis : on ne peut pas le changer de véhicule. Clôturez d'abord son contrat.
:::

## Clôturer un contrat ou reprendre le véhicule

La clôture réunit trois décisions : l'état des lieux de restitution, ce que devient le chauffeur et le sort de la caution.

1. Sur la fiche du chauffeur, menu **⋯**, **Clôturer le contrat** (ou **Reprendre le véhicule** pour un salarié). Le même geste existe dans la vue d'ensemble des contrats.
2. Indiquez la **Fin du contrat** (ou **Date de reprise**), le **Compteur de restitution** et le **Carburant**.
3. Faites l'**État des lieux à la restitution** et décrivez les **Dégâts constatés** en comparant avec la remise.
4. Dans **Le chauffeur**, choisissez :
   - **Reste au parc (changement de véhicule)** : il reste actif, sans véhicule ;
   - **Quitte le parc** : il passe au statut **Parti**, avec le **Motif du départ**.
5. Si une caution est détenue, indiquez la **Caution rendue** et le **Moyen du remboursement**. Quand le chauffeur doit encore de l'argent, l'écran propose un montant net : la caution moins la dette restante.
6. Cliquez **Clôturer** (ou **Reprendre**).

Le véhicule repasse **Disponible**. La clôture fige le contrat mais n'efface pas la dette : elle reste au journal et sur la fiche du chauffeur.

## La vue d'ensemble des contrats

Dans **Véhicules**, le bouton **Contrats** (ou **Affectations**) ouvre la liste de tous les contrats, en cours et terminés. C'est un rapport : on l'ouvre pour regarder l'ensemble, pas pour y travailler chaque jour.

- Les onglets **En cours**, **Terminés** et **Tous** filtrent la liste. La recherche porte sur le chauffeur, la plaque et le modèle de contrat.
- Chaque ligne donne le chauffeur, le véhicule, la formule, le montant, la période et, pour un contrat en cours, le solde du chauffeur. **État des lieux manquant** signale une remise sans état des lieux.
- Le menu **⋯** d'une ligne ouvre la **Fiche chauffeur** ou la **Fiche véhicule**, et permet de clôturer un contrat en cours.
- **Modèles** ouvre les [modèles de contrat](https://docs.flotpilot.com/settings/contracts/), et **Nouveau contrat** le formulaire décrit plus haut.
- Cochez des lignes puis cliquez **Exporter** pour obtenir un fichier CSV.

## Qui peut faire quoi

- Le **Gérant** et le **Superviseur** confient, changent et reprennent les véhicules, font les états des lieux et suspendent les objectifs.
- Seul le **Gérant** crée les modèles de contrat.
- Le **Comptable** consulte sans rien modifier.

Source : https://docs.flotpilot.com/contracts/