# Automatisations

Créer vos propres règles sur un canvas : un déclencheur (une location, un paiement, une alerte GPS, une zone, une heure), des conditions avec leurs branches, des attentes, et des actions (emails, tâches, notifications, webhook).

Une **automatisation** est une règle que vous dessinez une fois et que Flot Pilot applique seul. Elle part d'un **déclencheur** (ce qui se passe), puis suit des **étapes** : des **conditions** qui choisissent un chemin, des **attentes**, et des **actions** (prévenir l'équipe, le client ou le chauffeur, créer une tâche…).

Quelques exemples :

- quand une voiture louée sans chauffeur approche de la frontière du Togo, l'équipe reçoit un email et une tâche pour rappeler au client son laissez-passer ;
- chaque soir à 20 h, chaque chauffeur qui n'a pas payé son versement reçoit une notification, et s'il a trois versements en retard, une tâche « l'appeler » est créée ;
- quand un accident est déclaré, le gérant reçoit un email ; s'il y a des blessés, une tâche « appeler le chauffeur » part pour le jour même.

## Avant de commencer

- Le module **Automatisations** s'active dans [Réglages, Modules](https://docs.flotpilot.com/settings/modules/). L'entrée **Automatisations** apparaît alors en bas de la barre latérale, au-dessus d'**Intégrations**.
- Seul le **Gérant** crée, modifie, met en pause et supprime une automatisation.
- Certains déclencheurs ont besoin d'un autre module : les zones et les alertes GPS du **Suivi GPS** (et d'un boîtier sur le véhicule), les locations de **Location aux clients**, les versements de **Location aux chauffeurs**. Sans lui, le panneau affiche que le module est éteint.

## Partir d'un modèle

Sous la liste, les **Modèles** sont rangés par famille : **Locations**, **Versements et paiements**, **Véhicules**. Cliquez sur un modèle : le canvas s'ouvre, déjà rempli. Complétez ce qui est marqué en rouge (la zone, par exemple), modifiez ce que vous voulez, puis cliquez sur **Enregistrer**. Rien n'est créé avant.

## Le canvas

1. Ouvrez **Automatisations** et cliquez sur **Créer une automatisation**, ou sur un modèle.
2. Donnez un nom en haut, à la place de l'intitulé grisé.
3. Le **déclencheur** est la première carte. Cliquez dessus : son réglage s'ouvre dans le panneau de droite (au téléphone, il monte du bas).
4. Sur chaque trait entre deux cartes, le bouton **+** pose une étape à cet endroit : **Condition**, **Attendre**, ou une action.
5. Cliquez sur une carte pour la régler. Pour l'enlever : la croix en haut à droite de la carte (elle paraît au survol), ou **Retirer l'étape** en bas du panneau.
6. Cliquez sur **Enregistrer**. L'automatisation est active tout de suite.

Chaque sorte d'étape a sa forme et sa couleur : le **déclencheur** est la carte coiffée de vert, une **condition** un hexagone violet (sa branche **Si oui** est tracée en vert, **Sinon** en rouge), une **attente** une pilule ambre, une **action** une carte bordée de bleu à gauche.

Ce qui manque est marqué en rouge sur la carte concernée, et le nombre d'étapes à compléter s'affiche en haut à droite du canvas. Cliquez dessus pour aller à la première.

Pour se déplacer : tirez le fond du canvas, ou faites défiler. **Ctrl** et la molette zooment ; les boutons en bas à gauche zooment, dézooment, et **Tout voir** montre l'automatisation entière.

## Les déclencheurs

- **Véhicules** : un véhicule entre dans une zone ou en sort, une alerte GPS s'ouvre (excès de vitesse, conduite de nuit, hors de la zone de travail, boîtier muet…), le statut d'un véhicule change, un incident est déclaré, un entretien ou une pièce arrive à échéance.
- **Chauffeurs** : le statut d'un chauffeur change, un contrat commence ou se termine.
- **Paiements** : un paiement est reçu, un chauffeur déclare un paiement, un paiement échoue.
- **Locations** : une demande arrive du catalogue en ligne, une location est réservée, part, est rendue ou annulée.
- **Chaque jour à une heure** : de 6 h à 22 h, pour **chaque chauffeur sous contrat**, **chaque location réservée ou en cours**, ou **chaque véhicule**. Les étapes s'appliquent à chacun, un par un : c'est ce qui permet « chaque soir, pour chaque chauffeur qui n'a pas payé ».

Dans le panneau du déclencheur, la **Fréquence** évite les répétitions : **À chaque fois**, **Une fois par location**, **Une fois par jour et par véhicule** ou **Une fois par jour et par chauffeur**. Une automatisation quotidienne écrite après son heure commence le lendemain.

## Les conditions

Une condition vérifie des **règles** sur ce que le déclencheur apporte (le statut, le montant, la location en cours, les jours de retard…). Choisissez **Toutes les règles** ou **Au moins une**, puis ajoutez des règles avec **+ Règle**.

La condition se sépare en deux branches : **Si oui** et **Sinon**. Chacune a ses propres étapes, et peut avoir sa propre condition. Poser une condition au milieu d'une suite range les étapes qui suivaient dans **Si oui**. Retirer une condition garde les étapes de **Si oui** ; celles de **Sinon** partent avec elle (la console demande avant).

## Attendre

L'étape **Attendre** met l'automatisation en pause quelques minutes, heures ou jours (trente jours au plus), puis reprend à l'étape suivante. Les valeurs sont relues au moment de la reprise : une condition après l'attente vérifie la situation du moment. Exemple : un véhicule passe au garage, attendre 2 heures, puis s'il est toujours au garage, prévenir le gérant.

## Les actions

- **Email à l'équipe** : à des rôles (**Gérants**, **Superviseurs**, **Comptables**) et à des personnes choisies.
- **Email au client** : au client de la location, s'il a un email dans sa fiche.
- **Tâche** : son titre, une note, **Pour** qui, et l'**Échéance**. La tâche est rattachée au véhicule et à la location, et son origine est **Automatisation** dans **Tâches**.
- **Notification au chauffeur** : sur son téléphone s'il a activé les notifications, et dans son app.
- **Statut du véhicule** : le passer en **Disponible**, **En service**, **Au garage** ou **Immobilisé**.
- **Webhook** : envoie l'événement et ses valeurs, en JSON, à une adresse `https://` (Make, Zapier, n8n ou l'outil de votre choix).

Dans un email, une tâche ou une notification, **Insérer une variable** ajoute une valeur qui change à chaque fois : la plaque, le nom et le téléphone du client, le reste à payer… L'**Aperçu** montre le texte tel qu'il partira, avec des valeurs d'exemple. Pour recevoir un email vous-même, cliquez sur **M'envoyer un essai**.

## Les zones

Une zone est un cercle sur la carte. Dans le panneau du déclencheur, **+ Zone** en pose une : cliquez sur la carte pour le centre, réglez le **Rayon**, puis **Créer la zone**. **Modifier la zone** déplace ou agrandit celle qui est choisie. Flot Pilot regarde la position des véhicules chaque minute ; une position de plus d'un quart d'heure n'est pas lue.

## Suivre, mettre en pause, supprimer

- L'interrupteur, dans la liste ou en haut d'une automatisation, la met en pause ou la rallume. Rien n'est effacé.
- L'onglet **Historique** redit chaque exécution : **Faite**, **En attente**, **Sans action** ou **En échec**, avec le chemin suivi (chaque condition et sa réponse, ce que chaque action a donné). Pour une automatisation quotidienne, il dit aussi combien d'objets ont été parcourus au dernier passage.
- Pour supprimer : **⋯** puis **Supprimer**. Son historique part avec elle ; les emails envoyés et les tâches créées restent.

## Ce qu'une automatisation ne fait pas

- Elle ne touche jamais à l'argent : elle n'enregistre pas de paiement et ne change pas un versement.
- Elle n'envoie aucune commande à une voiture (verrouiller, couper le moteur).
- Ce qu'une automatisation provoque (un statut de véhicule changé, par exemple) ne déclenche pas d'autre automatisation : une règle ne peut pas en relancer une autre en boucle.

Source : https://docs.flotpilot.com/automations/